Eine neue Software ist eingeführt, das Team nutzt sie nicht oder nur halbherzig. Ich habe das oft genug gesehen, um ein paar Muster aufzulisten. Das sind die häufigsten Gründe, fast nie liegt es an „die wollen halt nicht":

• Das Werkzeug löst nicht das Problem, das die Mitarbeitenden tatsächlich haben.
  
• Die alten Wege sind weiter offen, also wird der bequemere gewählt.
  
• Die Einführung war zu schnell, das Team hatte keine Zeit, die eigenen Prozesse anzupassen.
  
• Stammdaten, Vorlagen und Berechtigungen sind nicht sauber, das Tool fühlt sich „kaputt" an.
  
• Es gibt keinen Ansprechpartner im Team, der das Tool kann und Fragen beantwortet.
  
• Die Führungskraft selbst nutzt es nicht sichtbar.

Ich möchte heute teilen, dass ich bald auf der tcworld conference 2025 in Stuttgart eine Fachvortrag halten werde.

Gemeinsam mit Stephan Steurer (ICMS GmbH) spreche ich darüber, wie wir bei SMA Solar Technology AG den Wandel von Information und Wissen als echten Hebel für digitale Wertschöpfung nutzen.

Dabei geht es nicht um Technologie um ihrer selbst willen.

Es geht um Strukturen, Prozesse und Menschen – und darum, wie alles zusammenwirken muss, damit Informationen im Unternehmen wirklich Wirkung entfalten.
Wir zeigen ehrlich, was funktioniert, was (noch) nicht – und wo Organisationen typischerweise stolpern.

📅 11. November 2025 | 11:15–12:00 Uhr
📍 tcworld conference, Stuttgart

LinkedIn-Beitrag

Mir begegnet das in fast jedem Projekt: ein Unternehmen kauft Confluence, SharePoint oder ein DMS, füllt es zwei Jahre lang und stellt dann fest, dass niemand etwas wiederfindet. Dann wird das Tool gewechselt - und der nächste Datenfriedhof entsteht.

In rund 80 % der Fälle liegt der Fehler am Vorgehen, das Tool ist meist gar nicht das Problem. Vorher hat niemand definiert, WAS abgelegt wird, WIE es benannt wird und nach WELCHEN Kriterien jemand später sucht. Ein Mitarbeiter sucht nach "Anleitung Pumpe XY", ein anderer nach der Artikelnummer, ein Dritter nach dem Projekt. Wenn die Taxonomie das nicht abbildet, sucht jeder zu lange oder fragt lieber den Kollegen. Genau dann entstehen die Kopfmonopole, die Sie eigentlich auflösen wollten.

Mein praktischer Tipp: Setzen Sie sich einen halben Tag mit drei bis vier Personen aus unterschiedlichen Rollen zusammen und sammeln Sie 50 reale Suchanfragen aus dem letzten Monat. Daraus ergibt sich die Taxonomie fast von selbst - inklusive Synonymen, die später im System hinterlegt werden müssen. Das ist unspektakulär, spart Ihnen aber die zweite Tool-Einführung.

Wie gehen Sie vor, wenn die Fachbereiche jeweils ihr eigenes Vokabular pflegen? Lassen Sie das parallel laufen, oder erzwingen Sie eine gemeinsame Sprache?

Wenn ich Redaktionsleiter frage, wie verständlich ihre Anleitungen sind, ist die Antwort fast immer: Gut bis sehr gut. Wenn ich dann frage, woher sie das wissen, wird es leiser.

Verständlichkeit ist eine Eigenschaft, die Sie messen können, wenn Sie wollen. Drei Wege, die ich in Projekten oft einsetze:

Erstens: Lassen Sie eine echte Zielperson eine reale Aufgabe nach Ihrer Anleitung durchführen. Beobachten Sie, wo sie stockt, zurückblättert, rät. Drei solche Sitzungen mit drei verschiedenen Personen liefern Ihnen mehr Erkenntnisse als ein Jahr interner Reviews.

Zweitens: Lesbarkeitsindizes wie der Hohenheimer Index oder LIX sind nicht perfekt, aber sie geben einen schnellen Hinweis, wo ein Text sprachlich zu komplex ist. Nicht jeder hohe Wert ist ein Problem. Jeder hohe Wert ist aber eine Frage wert.

Drittens: Lassen Sie Ihren Support gezielt nachhalten, welche Stellen in der Anleitung zu Rückfragen führen. Diese Rückfragen sind kostenloses Feedback, das viele Redaktionen einfach nicht abrufen. Ein 30-Minuten-Termin pro Quartal mit dem Support-Leiter ist eine der billigsten Qualitätsmaßnahmen überhaupt.

Welche dieser drei Quellen nutzen Sie heute schon, welche nicht?

Ich werde häufig gefragt, wie man entscheidet, ob ein Prozess automatisiert werden soll. Die ehrlichere Frage ist: wann lohnt es sich definitiv nicht? Drei Fälle aus meiner Praxis.

Erstens: der Prozess läuft 4 Mal im Jahr. Klingt offensichtlich, wird trotzdem regelmäßig ignoriert. Wenn die Einrichtung 3 Tage dauert und der Prozess pro Lauf 20 Minuten spart, dann sind Sie nach 22 Jahren am Break-Even. Ich übertreibe, aber Sie verstehen das Prinzip.

Zweitens: der Prozess ändert sich ständig. Vertriebsprozesse bei kleinen Mittelständlern sind oft so. Heute läuft die Freigabe über den Chef, morgen über den Vertriebsleiter, nächste Woche ist der Vertriebsleiter krank. Eine fest verdrahtete Automatisierung wird dann zum täglichen Bremsklotz.

Drittens: die Daten am Eingang sind Müll. Wenn 30 % der Bestellungen unvollständig oder widersprüchlich ankommen, wird die Automatisierung jeden Tag stehen bleiben und einen Menschen rufen. Sie haben dann das Schlechteste aus zwei Welten: Mehrarbeit für den Menschen plus Wartung für das System.

Meine Faustregel: vor jeder Automatisierung 4 Wochen lang den Prozess sauber dokumentieren und die Eingangsdaten messen. Wenn sich beides nicht stabilisieren lässt, ist Automatisierung der falsche Hebel.

Welche Fälle haben Sie schon erlebt, bei denen Sie eine Automatisierung wieder zurückgebaut haben?

Wenn ich Anleitungen prüfe, ist eines der häufigsten Probleme die Warnhinweis-Inflation. Auf jeder zweiten Seite ein Achtung, ein Vorsicht, ein Gefahr. Manchmal acht Warnhinweise hintereinander, bevor der eigentliche Handlungsschritt kommt.

Das Ergebnis ist immer dasselbe: Der Leser überspringt sie. Komplett. Auch die, die wirklich wichtig wären.

Ich arbeite mit Redaktionen gerne mit einer einfachen Regel. Pro Handlungsabschnitt maximal zwei Warnhinweise, und die stehen direkt vor dem Schritt, auf den sie sich beziehen. Auf Seite 3 im allgemeinen Sicherheitskapitel werden sie ohnehin übersprungen. Wenn ein dritter Hinweis nötig wäre, ist das ein Zeichen, dass der Handlungsschritt selbst schlecht konstruiert ist und neu gedacht werden sollte.

Dazu kommt: Prüfen Sie die Hinweise auf tatsächliches Risiko. Viele Warnhinweise stehen drin, weil sie vor 15 Jahren mal aus einem ähnlichen Produkt übernommen wurden. Niemand hat seither hinterfragt, ob das Risiko überhaupt noch besteht. Löschen tut sich aber niemand, aus Angst vor der Haftungsfrage.

Diese Angst ist verständlich. Sie macht Ihre Dokumentation aber schlechter. Reden Sie mit Ihrer Rechtsabteilung darüber, was wirklich nötig ist. Sie werden überrascht sein.

Wie handhaben Sie das? Haben Sie eine Regel für die maximale Dichte von Warnhinweisen?

Ich werde oft gefragt, welche Werkzeuge ich im Beratungsalltag tatsächlich nutze. Vorab: Werkzeuge lösen keine Probleme, sie verstärken nur, wie Sie ohnehin arbeiten. Wer schlecht organisiert ist, wird mit teurer Software nicht plötzlich gut.

Kategorien, die sich bei mir über die Jahre wirklich bewährt haben:

• Eine ordentliche Notizumgebung mit Suche. Ob Obsidian, OneNote oder klassische Textdateien — Hauptsache, Sie finden Ihre eigenen Gedanken in 10 Sekunden wieder.
  
• Ein einfaches CRM oder eine Tabelle. Wer mit wem worüber wann gesprochen hat. Für den Anfang reicht eine sauber gepflegte Liste.
  
• Versionierte Dokumente. Eine klare Ablagestruktur und eindeutige Dateinamen sparen jede Woche Zeit.
  
• Ein vernünftiges Headset und eine ruhige Ecke. Klingt banal, entscheidet aber, wie Sie auf den Kunden wirken.

Es gibt einen Punkt, an dem mehr Struktur weniger Nutzen bringt. Ich sehe das oft in Redaktionen, die ein CCMS einführen: Erst werden 12 Metadatenfelder definiert, dann 18, am Ende sind es 30. Jedes davon einzeln begründbar, in Summe unbedienbar.

Mein Daumenwert aus der Praxis: Wenn ein Redakteur länger als 30 Sekunden braucht, um ein Dokument korrekt zu klassifizieren, ist die Taxonomie zu komplex. Wenn die Suchergebnisse trotz aller Felder nicht besser werden als mit einer simplen Volltextsuche, ist die Taxonomie zu komplex. Wenn 80 % der Filteroptionen in der Suchmaske nie geklickt werden, ist die Taxonomie zu komplex.

Die Frage, die ich mir bei jedem Metadatenfeld stelle: Welche konkrete Suchanfrage oder welcher Filter wird damit beantwortet? Wenn ich keine Antwort finde, fliegt das Feld raus. Lieber fünf Felder, die jeder ausfüllt, als 20, die zur Hälfte leer bleiben und damit jede Auswertung verfälschen.

Welche Felder pflegen Sie in der Praxis wirklich konsequent — und welche stehen auf dem Papier, werden aber leer gelassen?

Ich habe lange geglaubt, ich arbeite mit Musik besser. Bis ich einmal vergleichend gemessen habe, wie weit ich an einem Vormittag mit Kopfhörern komme und wie weit ohne. Ergebnis: bei Schreibarbeit lag die Stille deutlich vorn.

Seitdem trenne ich grob in drei Modi. Konzeptarbeit und Texten läuft komplett ohne Musik. Routinetätigkeiten wie Belegerfassung oder das Aufräumen der Ablage gehen mit Instrumental-Playlists oder leiser Klassik besser von der Hand. Und für tiefe Recherche nutze ich Brown Noise oder Regen-Geräusche — das blendet das Großraum-Geräusch im Café aus, ohne dass mein Kopf den Texten zuhört.

Was ich völlig aufgegeben habe: deutschsprachige Musik beim Schreiben. Mein Hirn versucht, die Liedzeilen mitzuschreiben.

Eine Bitte an die Runde: empfehlen Sie mir eine Playlist oder einen Sender, der bei Ihnen für Fokus funktioniert. Ich suche etwas Neues für lange Konzept-Tage.

Ein Buch, das ich seit Jahren immer wieder in die Hand nehme, ist „Sich verständlich ausdrücken" von Schulz von Thun, Langer und Tausch. Es ist nicht neu, kommt aber für unsere Branche wirklich auf den Punkt.

Die Grundidee — die vier Verständlichkeitsdimensionen Einfachheit, Gliederung, Kürze und anregende Zusätze — ist seit Jahrzehnten brauchbar. Ich nutze sie regelmäßig, um Texte und Anleitungen einzusortieren. Als Checkliste im Kopf, nicht als Punkteschema.

Warum ich das immer wieder empfehle:

• Es ist konkret. Sie können einen Text sofort daran prüfen.
  
• Es liefert eine gemeinsame Sprache im Team. „Der Text ist zu wenig gegliedert" ist deutlich brauchbarer als „liest sich komisch".
  
• Es funktioniert für Anleitungen, Marketing-Texte, Mails an Kunden — überall, wo verstanden werden soll, was Sie sagen.