31.10.2025, 10:55
Ich werde häufig gefragt, wie man entscheidet, ob ein Prozess automatisiert werden soll. Die ehrlichere Frage ist: wann lohnt es sich definitiv nicht? Drei Fälle aus meiner Praxis.
Erstens: der Prozess läuft 4 Mal im Jahr. Klingt offensichtlich, wird trotzdem regelmäßig ignoriert. Wenn die Einrichtung 3 Tage dauert und der Prozess pro Lauf 20 Minuten spart, dann sind Sie nach 22 Jahren am Break-Even. Ich übertreibe, aber Sie verstehen das Prinzip.
Zweitens: der Prozess ändert sich ständig. Vertriebsprozesse bei kleinen Mittelständlern sind oft so. Heute läuft die Freigabe über den Chef, morgen über den Vertriebsleiter, nächste Woche ist der Vertriebsleiter krank. Eine fest verdrahtete Automatisierung wird dann zum täglichen Bremsklotz.
Drittens: die Daten am Eingang sind Müll. Wenn 30 % der Bestellungen unvollständig oder widersprüchlich ankommen, wird die Automatisierung jeden Tag stehen bleiben und einen Menschen rufen. Sie haben dann das Schlechteste aus zwei Welten: Mehrarbeit für den Menschen plus Wartung für das System.
Meine Faustregel: vor jeder Automatisierung 4 Wochen lang den Prozess sauber dokumentieren und die Eingangsdaten messen. Wenn sich beides nicht stabilisieren lässt, ist Automatisierung der falsche Hebel.
Welche Fälle haben Sie schon erlebt, bei denen Sie eine Automatisierung wieder zurückgebaut haben?
Erstens: der Prozess läuft 4 Mal im Jahr. Klingt offensichtlich, wird trotzdem regelmäßig ignoriert. Wenn die Einrichtung 3 Tage dauert und der Prozess pro Lauf 20 Minuten spart, dann sind Sie nach 22 Jahren am Break-Even. Ich übertreibe, aber Sie verstehen das Prinzip.
Zweitens: der Prozess ändert sich ständig. Vertriebsprozesse bei kleinen Mittelständlern sind oft so. Heute läuft die Freigabe über den Chef, morgen über den Vertriebsleiter, nächste Woche ist der Vertriebsleiter krank. Eine fest verdrahtete Automatisierung wird dann zum täglichen Bremsklotz.
Drittens: die Daten am Eingang sind Müll. Wenn 30 % der Bestellungen unvollständig oder widersprüchlich ankommen, wird die Automatisierung jeden Tag stehen bleiben und einen Menschen rufen. Sie haben dann das Schlechteste aus zwei Welten: Mehrarbeit für den Menschen plus Wartung für das System.
Meine Faustregel: vor jeder Automatisierung 4 Wochen lang den Prozess sauber dokumentieren und die Eingangsdaten messen. Wenn sich beides nicht stabilisieren lässt, ist Automatisierung der falsche Hebel.
Welche Fälle haben Sie schon erlebt, bei denen Sie eine Automatisierung wieder zurückgebaut haben?