Doku gegen Wissensverlust: lieber das Letzte aktuell als das Dicke vollständig

[Johann Jörgen Schübeler]

Eine Beobachtung aus vielen Audits: Unternehmen dokumentieren oft sehr ordentlich, was sie vor 10 Jahren entschieden haben. Was letzte Woche entschieden wurde, steht in einer E-Mail, einem Chat oder einer mündlichen Aussage in Halle 3.

Der Wissensverlust passiert nicht beim Renten-Eintritt der erfahrenen Kollegen. Er passiert jeden Freitagnachmittag, wenn niemand die letzten Entscheidungen festhält.

Mein pragmatischer Vorschlag, der überall funktioniert hat, wo ich ihn eingeführt habe:

• Ein gemeinsames Dokument pro Team, kein Wiki, kein Tool-Zauber.
  
• Jeden Freitag 15 Minuten: Welche Entscheidung haben wir diese Woche getroffen, und warum?
  
• Drei Sätze pro Punkt reichen.

Nach einem Jahr haben Sie 50 Einträge, die mehr wert sind als jedes 300-Seiten-Handbuch. Denn das Handbuch beschreibt den Idealzustand. Das Freitagsprotokoll erklärt, warum die Realität anders aussieht.

Ich habe noch nie erlebt, dass jemand dieses Protokoll nach 6 Monaten freiwillig aufgegeben hätte. Die Schreibenden merken nämlich, dass sie damit ihre eigene Vergesslichkeit besiegen.

Wo halten Sie heute fest, was Sie letzte Woche entschieden haben?

[JSC_Admin]

Bei uns hat das Freitagsprotokoll auch noch einen Nebeneffekt gehabt: Wir streiten weniger über das, was wir angeblich gesagt haben. Wenn jemand fragt, warum wir uns gegen die Variante X entschieden haben, steht es da, mit Datum und in drei Sätzen. Das spart unfassbar viel Diskussionszeit drei Monate später.