Ein Punkt, den ich in dieser Ecke des Forums noch vermisse: das Verhältnis zum Hauptarbeitgeber. Viele unterschätzen, was im Arbeitsvertrag steht.

Drei Dinge prüfe ich für mich grundsätzlich, bevor ich eine bezahlte Nebentätigkeit annehme. Keine Rechtsberatung, nur meine Checkliste:

• Anzeige- oder Genehmigungspflicht. In vielen Verträgen muss die Nebentätigkeit angezeigt werden, manche verlangen schriftliche Zustimmung. Stillschweigen kann arbeitsrechtlich teuer werden, im Extremfall bis zur Kündigung.
  
• Wettbewerbsverbot. Wenn Sie tagsüber bei einem Maschinenbauer in der Technischen Redaktion sitzen und abends einen Wettbewerber beraten, ist das oft ein klarer Vertragsbruch. Auch wenn keine Klausel drinsteht, gibt es das gesetzliche Wettbewerbsverbot.
  
• Nutzung von Arbeitsmitteln. Firmen-Laptop, Firmen-Mailadresse, Firmen-Software für die Nebentätigkeit zu nutzen ist nie eine gute Idee. Eigene Infrastruktur, eigene Lizenzen, eigene Domain.

Viele Unternehmen pflegen "Englisch" als eine Sprache. Aus Kostengründen verständlich, in der Praxis oft ein Problem.

Ein Beispiel, das jeder kennt: "first floor". Im amerikanischen Englisch das Erdgeschoss, im britischen die erste Etage. In einer Wegbeschreibung in einem Werk für beide Märkte ist das nicht lustig. Solche Beispiele gibt es zu Daten, Maßeinheiten, Stromspannungen, juristischen Begriffen und sogar zu Höflichkeitsformen.

Was ich Kunden empfehle:

• Früh entscheiden, ob Sie ein neutrales internationales Englisch fahren oder bewusst Varianten pflegen. Beides ist legitim, gemischt ist es nicht.
  
• Wenn neutral: einen Stil-Guide festlegen, der typische Fallen explizit regelt (Datumsformat, Maßeinheiten, Begriffe wie elevator/lift, color/colour).
  
• Wenn Varianten: dann auch in der Quelle entsprechend trennen, im TM trennen und im Review trennen. Sonst pflegen Sie de facto Chaos.
  

Eine Sache, die ich jedem Kunden im Erstgespräch sage, auch wenn es manchmal kühl wirkt: Ich kann den Wandel nicht für Sie machen. Ich kann ihn strukturieren, moderieren, beschleunigen. Tragen müssen ihn Ihre Leute.

Was Beratung gut kann:

• Externer Blick auf Prozesse, die intern als selbstverständlich gelten.
  
• Methodisches Vorgehen statt Bauchgefühl bei Auswahl und Einführung von Systemen.
  
• Übersetzungsarbeit zwischen Redaktion, IT, Vertrieb, Geschäftsführung.
  
• Druck und Tempo in Phasen, in denen interne Politik bremsen würde.

• Eine Redakteurin ersetzen, die kündigt, weil sie das neue System ablehnt.
  
• Eine Geschäftsführung dazu bringen, eine getroffene Entscheidung im dritten Monat wieder einzureißen.
  
• Ein Tool reparieren, das fachlich falsch ausgewählt wurde, nur weil ein Vertriebler nett war.

Wenn mich jemand fragt, was im B2B für Solo-Berater wirklich Wirkung hat, ist meine Antwort seit Jahren dieselbe: regelmäßig Fachartikel schreiben. Echte Fachartikel mit konkretem Inhalt, keine Marketing-Texte.

Warum funktioniert das? Drei Gründe.

Erstens, ein guter Fachartikel arbeitet jahrelang. Ein LinkedIn-Post ist nach 48 Stunden tot. Ein Artikel, der ein konkretes Problem löst, wird über Suche immer wieder gefunden, oft jahrelang. Ich habe Anfragen bekommen zu Texten, die ich vor 5 Jahren geschrieben hatte und ehrlich gesagt schon halb vergessen hatte.

Zweitens, Schreiben zwingt zum Nachdenken. Wer ein Thema gut erklären will, muss es selbst verstanden haben. Mein eigenes Beratungswissen ist durchs Schreiben deutlich präziser geworden, deutlich mehr als durchs Beraten allein.

Drittens, ein Artikel ist Vorqualifizierung. Wer Sie nach einem Fachartikel anruft, hat Ihre Arbeitsweise schon kennengelernt und weiß, worauf er sich einlässt. Das spart auf beiden Seiten Zeit.

Mein praktischer Rat: ein Artikel pro Monat, dafür richtig. Lieber 1500 Worte mit Substanz als 20 LinkedIn-Posts mit Floskeln. Und schreiben Sie über das, was Sie in der Beratung wirklich erleben, statt über das, was gerade Trend ist.

Welche Themen kommen bei Ihren Lesern am besten an, eher Grundlagen oder eher Spezialthemen?

Ein Klassiker im Mittelstand: Eine langjährige Mitarbeiterin geht in Rente, vorher gibt es drei Wochen "Wissensübergabe". In der Praxis heißt das, dass die Nachfolge daneben sitzt, mitschreibt und versucht, in 15 Arbeitstagen aufzusaugen, was in 25 Jahren aufgebaut wurde. Das funktioniert nicht. Das hat noch nie funktioniert.

Mein Vorschlag, der nichts kostet außer Disziplin: Führen Sie eine 30-Minuten-Wochenroutine ein, in der ein Mitarbeitender eine konkrete Frage aus seinem Aufgabengebiet schriftlich beantwortet. Nicht alles auf einmal, nicht als Großprojekt. Eine Frage pro Woche. Nach einem Jahr haben Sie 40 dokumentierte Sachverhalte pro Person. Nach drei Jahren ist der Kern des Erfahrungswissens schriftlich da.

Das Schöne daran: Sie merken sofort, wo es klemmt. Wenn jemand eine Frage in 30 Minuten nicht beantworten kann, ist das Wissen entweder nicht da oder so verstreut, dass es niemand außer ihm rekonstruieren könnte. Beides sind Befunde, die Sie kennen wollen, bevor jemand kündigt.

Wie gehen Sie mit dem Thema um — gibt es bei Ihnen eine laufende Routine, oder erst Hektik beim Ausscheiden?

Ein Format, das ich allen empfehle: regelmäßig fachliche Vorträge halten. Bei Verbänden, bei der IHK, bei Branchentreffen, auf Konferenzen. Als ernsthafte fachliche Auseinandersetzung mit einem Thema, ohne Verkaufsbeigeschmack.

Warum das trägt: Wer 30 Minuten zuhört, hat ein Bild von Ihnen. Den Inhalt vergisst er teilweise. Die Tatsache, dass Sie ruhig, sortiert und ohne Buzzwords über ein Thema sprechen konnten, vergisst er nicht. Genau das ist die Vertrauensbasis, aus der später Anfragen kommen.

Ein paar Hinweise aus eigener Erfahrung:

• Keine Verkaufsfolien. Wer einen Vortrag in Werbung verwandelt, verbrennt sich für die nächste Einladung.
  
• Konkrete Beispiele schlagen jede Theorie. Drei reale Fälle wirken mehr als 30 Bullet-Points.
  
• Sagen Sie auch, was nicht funktioniert hat. Das ist ungewöhnlich und genau deshalb glaubwürdig.

Fragen Sie Ihre Redakteurinnen und Redakteure einmal — wirklich offen und ohne Drohkulisse — welche Tools sie täglich nutzen, die NICHT von der IT freigegeben sind. Sie werden überrascht sein.

In meiner Praxis taucht regelmäßig das Gleiche auf: ein Online-Übersetzer für den schnellen Satz, ein PDF-Konverter aus dem Browser, ein KI-Chat zum Umformulieren, ein Cloud-Speicher zum Austausch mit dem Übersetzungsbüro. Niemand will Böses. Alle wollen nur ihre Arbeit erledigen. Und genau deshalb ist Schatten-IT in der Technischen Redaktion besonders heikel: In diesen Tools landen Produktinformationen, manchmal vor dem offiziellen Launch.

Mein Vorgehen: Erstens eine ehrliche Bestandsaufnahme machen — ohne Schuldzuweisung. Zweitens prüfen, welche dieser Tools eine freigegebene Alternative haben (oft gibt es eine, die niemand kennt). Drittens für die übrigen Tools eine Bewertung gemeinsam mit der IT machen: Was darf da rein, was nicht?

Wenn Sie Schatten-IT bekämpfen, ohne eine sinnvolle Alternative anzubieten, treiben Sie das Verhalten nur tiefer in den Untergrund. Dann nutzen die Leute eben das Handy.

Hinweis: Das hier ist keine Rechtsberatung und ersetzt sie auch nicht. Für konkrete Fragen zur DSGVO oder Geheimnisschutz holen Sie eine fachkundige Beratung ein.

Welche Tools sind bei Ihnen aufgetaucht, als Sie das letzte Mal genau hingeschaut haben?

Wenn ich in ein CCMS-Projekt komme, sehe ich oft zwei Extreme. Entweder gar keine Metadaten, oder eine Taxonomie mit 40 Feldern, die niemand pflegt. Beides bringt Sie nicht weiter.

Mein Vorgehen: Wir reden zuerst über den Zweck. Warum soll ein Topic überhaupt Metadaten tragen? Für Filter im Delivery-Portal? Für Reuse-Suche in der Redaktion? Für Export-Steuerung Richtung PDF, HTML, Übersetzung? Für Freigabe-Pflichten nach Branche? Erst wenn das klar ist, kommt die Liste.

In der Praxis lande ich meist bei 6 bis 10 Pflichtfeldern. Produkt, Variante, Zielgruppe (Bediener/Service/Admin), Sprache, Status, Lebenszyklus, Sicherheitsrelevanz. Mehr nur, wenn ein konkreter Prozess es einfordert. Jedes weitere Feld ist Arbeit für die Redaktion und ein potenzielles Datenleichen-Risiko.

Was ich konsequent durchziehe: Pflichtfelder werden im System hart erzwungen. Eine Schulungsfolie reicht dafür nicht. Wer nicht ausfüllt, gibt nicht frei. Klingt unbequem, ist es auch. Aber nach 3 Monaten haben Sie sauberen Bestand statt einer Tabelle mit Wunschdenken.

Wie sind Sie an Ihre Pflichtfelder gekommen? Vom Output rückwärts geplant oder klassisch vom Produktmodell aus?

Das Translation Memory ist eines der stärksten Werkzeuge in der Lokalisierung, wenn man es ernst nimmt. Und es ist eines der am häufigsten kaputtgepflegten Werkzeuge, die ich in Unternehmen sehe.

Die typischen Anzeichen: Die Trefferquote liegt deutlich unter dem, was technisch möglich wäre. Sätze, die in der Quelle fast identisch sind, bekommen im TM keinen Match, weil ein Komma anders steht oder ein Bindestrich fehlt. Der Übersetzer schreibt halb neu, obwohl alles schonmal übersetzt wurde.

Meistens liegt das an der Quellqualität, weniger am Tool. Wenn ein Redakteur denselben Sachverhalt in drei verschiedenen Formulierungen schreibt, sieht das TM drei verschiedene Sätze. Auch wenn Sie als Mensch sofort merken, dass es eigentlich derselbe ist.

Was hilft konkret:

• Schreiben Sie nach festen Sätzen, wo es geht. Standardisierte Sicherheitshinweise, standardisierte Schrittformulierungen, standardisierte Einleitungen. Literarischer Ehrgeiz ist hier fehl am Platz.
  
• Lassen Sie das TM regelmäßig auswerten. Trefferquote pro Projekt, Wiederholungsrate, neue Segmente. Diese Zahlen liefert Ihnen jeder ernsthafte Dienstleister, wenn Sie ihn fragen.
  
• Pflegen Sie das TM aktiv. Veraltete oder falsche Einträge löschen, auch wenn sie ja mal gestimmt haben.

Wir haben das Forum strukturell etwas geöffnet. Neben dem Smalltalk-Bereich sind jetzt eigene Bereiche für Fragen rund um Technische Dokumentation, CCMS-Auswahl, Digitalisierung im Mittelstand und den Einsatz von KI in der Redaktion sichtbar.

Was Sie hier finden: kurze Praxisfragen, Erfahrungsberichte aus laufenden Projekten und gelegentlich eine Einordnung von Johann selbst. Werbung, Affiliate-Links oder anonyme Pauschalantworten gehören ausdrücklich nicht hierher.

Wer eine Frage stellt, bekommt eine Antwort. Das geht manchmal schnell, manchmal dauert es ein paar Tage. Wenn das Thema mehr Tiefe braucht, verweisen wir gerne auf einen Blogbeitrag oder Newsfeed-Eintrag auf der Webseite.

Vorschläge für weitere Bereiche nehmen wir gerne entgegen, am besten im Bereich Bugs und Verbesserungen.