Metadaten im CCMS: Lieber 8 Pflichtfelder als 40 Wunschkandidaten

[Johann Jörgen Schübeler]

Wenn ich in ein CCMS-Projekt komme, sehe ich oft zwei Extreme. Entweder gar keine Metadaten, oder eine Taxonomie mit 40 Feldern, die niemand pflegt. Beides bringt Sie nicht weiter.

Mein Vorgehen: Wir reden zuerst über den Zweck. Warum soll ein Topic überhaupt Metadaten tragen? Für Filter im Delivery-Portal? Für Reuse-Suche in der Redaktion? Für Export-Steuerung Richtung PDF, HTML, Übersetzung? Für Freigabe-Pflichten nach Branche? Erst wenn das klar ist, kommt die Liste.

In der Praxis lande ich meist bei 6 bis 10 Pflichtfeldern. Produkt, Variante, Zielgruppe (Bediener/Service/Admin), Sprache, Status, Lebenszyklus, Sicherheitsrelevanz. Mehr nur, wenn ein konkreter Prozess es einfordert. Jedes weitere Feld ist Arbeit für die Redaktion und ein potenzielles Datenleichen-Risiko.

Was ich konsequent durchziehe: Pflichtfelder werden im System hart erzwungen. Eine Schulungsfolie reicht dafür nicht. Wer nicht ausfüllt, gibt nicht frei. Klingt unbequem, ist es auch. Aber nach 3 Monaten haben Sie sauberen Bestand statt einer Tabelle mit Wunschdenken.

Wie sind Sie an Ihre Pflichtfelder gekommen? Vom Output rückwärts geplant oder klassisch vom Produktmodell aus?

[JSC_Admin]

Ergänzung aus der Moderation: Wenn Sie mehrsprachig arbeiten, lohnt sich ein zusätzliches Pflichtfeld für den Übersetzungsstatus auf Topic-Ebene. Das spart später stundenlange Diskussionen mit dem Sprachendienstleister, weil jeder sieht, ob ein Topic für den nächsten Export bereit ist.