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Schatten-IT in der Technischen Redaktion: Was läuft eigentlich auf den Laptops? - Johann Jörgen Schübeler - 09.02.2026
Fragen Sie Ihre Redakteurinnen und Redakteure einmal — wirklich offen und ohne Drohkulisse — welche Tools sie täglich nutzen, die NICHT von der IT freigegeben sind. Sie werden überrascht sein.
In meiner Praxis taucht regelmäßig das Gleiche auf: ein Online-Übersetzer für den schnellen Satz, ein PDF-Konverter aus dem Browser, ein KI-Chat zum Umformulieren, ein Cloud-Speicher zum Austausch mit dem Übersetzungsbüro. Niemand will Böses. Alle wollen nur ihre Arbeit erledigen. Und genau deshalb ist Schatten-IT in der Technischen Redaktion besonders heikel: In diesen Tools landen Produktinformationen, manchmal vor dem offiziellen Launch.
Mein Vorgehen: Erstens eine ehrliche Bestandsaufnahme machen — ohne Schuldzuweisung. Zweitens prüfen, welche dieser Tools eine freigegebene Alternative haben (oft gibt es eine, die niemand kennt). Drittens für die übrigen Tools eine Bewertung gemeinsam mit der IT machen: Was darf da rein, was nicht?
Wenn Sie Schatten-IT bekämpfen, ohne eine sinnvolle Alternative anzubieten, treiben Sie das Verhalten nur tiefer in den Untergrund. Dann nutzen die Leute eben das Handy.
Hinweis: Das hier ist keine Rechtsberatung und ersetzt sie auch nicht. Für konkrete Fragen zur DSGVO oder Geheimnisschutz holen Sie eine fachkundige Beratung ein.
Welche Tools sind bei Ihnen aufgetaucht, als Sie das letzte Mal genau hingeschaut haben?