Eine Übergabe beginnt nicht zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag. Sie beginnt an dem Tag, an dem jemand eine Aufgabe das erste Mal allein macht.

Mein Vorschlag aus der Praxis: ein stilles Übergabe-Tagebuch pro Schlüsselrolle. Drei Spalten reichen.

• Was habe ich heute entschieden, und warum?
  
• Wen oder was musste ich fragen, damit es funktioniert?
  
• Was würde ein Nachfolger ohne diese Notiz nie verstehen?

Aus den letzten Migrationsprojekten, an denen ich beteiligt war, lassen sich ein paar Muster destillieren. Ich nenne keine Mandanten und keine Branchen. Das Muster ist robust genug, dass es auch ohne Etikett funktioniert.

Mit dem Engpass starten. Wer mit der Migration der schönsten Produktlinie anfängt, weil die am übersichtlichsten ist, lernt nichts. Starten Sie dort, wo der Schmerz am größten ist. Die Lernkurve ist steiler und die Akzeptanz im Team wächst, weil sichtbar etwas besser wird.

Altdaten sind selten so gut wie behauptet. Wenn jemand sagt, die Word-Vorlagen seien sauber und konsistent, ist das fast nie wahr. Planen Sie 20–30 % der Projektzeit für Bereinigung ein. Wer das spart, schiebt das Problem ins neue System und wundert sich, warum es dort noch teurer wird. Shit in, shit out.

Pilot vor Rollout, immer. Eine Produktlinie, ein Standort, ein Sprachpaar. 6–12 Wochen. Erst dann breit ausrollen. Wer das überspringt, weil die Geschäftsleitung Druck macht, zahlt das doppelt zurück.

Mitarbeitende einbinden, statt sie nur zu informieren. Das ist Risikomanagement, kein Kuschelkurs. Ein CCMS, das das Team ablehnt, hat in spätestens 18 Monaten ein Schattensystem neben sich. Dann sind Sie wieder am Anfang, nur mit höheren Wartungskosten.

Welche Muster sehen Sie in Ihren Projekten? Was würden Sie ergänzen oder widersprechen?

Mich erreichen immer wieder Anfragen von Kolleginnen und Kollegen aus der Technischen Redaktion, die mit dem Gedanken spielen, nebenberuflich zu beraten. Erst mal: das ist eine gute Idee, weil Sie im Hauptjob laufend an echten Problemen arbeiten. Genau diese Praxis ist es, wofür Mittelständler zahlen.

Mein Rat aus der Erfahrung: Verkaufen Sie zuerst ein klar umrissenes Format. Bei mir war das ganz am Anfang ein Analyse-Tag plus schriftliche Auswertung. Ein Thema, ein Ergebnis, planbarer Aufwand. Alles andere kam später.

Zwei Dinge, die ich unterschätzt habe:

• Die Frage „Was bieten Sie an?" muss in einem Satz beantwortbar sein. Wer drei Minuten redet, hat keine Positionierung.
  
• Der Hauptjob ist Ihr bester Trainingsplatz. Sie sehen jeden Tag, wo es klemmt — das ist Ihr Themenpool.

Variantenmanagement ist der Punkt, an dem viele Redaktionen das CCMS lieben oder hassen. Drei Produktlinien, je vier Marktvarianten, dazu zwei Spannungsversionen — und schon stehen Sie bei rund 47 Dokumenten, die alle gepflegt werden wollen.

Meine Erfahrung: Wer das auf Dokumentebene löst, hat verloren. Sie brauchen Filterung auf Topic- und sogar auf Block-Ebene. Konkret: Profilattribute am Topic, plus Filtersätze, die zum Publikationszeitpunkt greifen. Keine vorab angelegten Kopien.

Zwei Stolperfallen sehe ich immer wieder:

• Die Konstruktion legt Varianten nach eigener Logik an (Bestellnummern), die Redaktion nach Dokumentationslogik (Marktregion, Spannungsklasse). Beide Welten müssen aufeinander gemappt werden — sonst läuft das Filtern an der Realität vorbei.
  
• Profilwerte werden über Jahre unkontrolliert ergänzt. Nach 5 Jahren haben Sie 80 Werte, von denen 30 niemand mehr versteht. Einmal pro Jahr aufräumen, sonst wird der Filter unbrauchbar.

Wer Wissensmanagement ernst meint, muss Fehlerkultur ernst meinen. Beides hängt zusammen, und ich erlebe immer wieder, dass das eine ohne das andere nicht funktioniert.

Der Grund ist einfach: Die wertvollsten Inhalte einer Wissensbasis sind die Korrekturen, weniger die Erfolgsstorys. "Wir haben es so versucht, das ging schief, das ist der Grund, so machen wir es jetzt." Genau diese Einträge entstehen nur, wenn Mitarbeitende Fehler offenlegen können, ohne dafür Konsequenzen zu befürchten. In einer Kultur, in der jeder Fehler in der Personalakte landet, schreibt niemand sowas auf. Dann werden Fehler im Gedächtnis einzelner Personen archiviert - und wiederholen sich, sobald diese Personen gehen.

Damit ich nicht missverstanden werde: Fehler sollen Folgen haben. Die Auseinandersetzung mit dem Fehler muss aber getrennt sein von der Bewertung der Person. Wer das nicht trennt, bekommt eine Hochglanz-Wissensbasis ohne den Teil, der tatsächlich klug macht.

Mein praktischer Vorschlag: Führen Sie ein Format ein, in dem genau eine Sorte von Einträgen erlaubt ist - "was wir gelernt haben, weil etwas nicht funktioniert hat". Anonymisiert, mit klarer Konsequenz. Wenn dieses Format nach 6 Monaten leer ist, wissen Sie, wie es um Ihre Fehlerkultur steht.

Ich werde häufig gefragt, ob ich mit anderen Beraterinnen und Beratern oder mit Toolherstellern zusammenarbeite. Kurze Antwort: ja, wenn es dem Kunden nützt. Reine Vertriebs-Kooperationen sind für mich kein Thema.

Meine Kriterien sind über die Jahre einfacher geworden:

• Bringt der Partner ein Spezialwissen mit, das ich nicht habe? Lokalisierung, eine spezifische CCMS-Plattform, regulierte Branchen mit eigenen Normen? Dann ist die Kooperation sinnvoll.
  
• Ist klar, wer dem Kunden gegenüber die Verantwortung trägt? Mehrere Dienstleister ohne klare Rollen sind für den Auftraggeber ein Albtraum. Eine Person hat den Hut auf, der Rest liefert zu.
  
• Verdient niemand still mit, ohne dass der Kunde es weiß? Provisionen, Empfehlungsentgelte und Kickbacks bringe ich offen auf den Tisch oder lasse die Kooperation bleiben. Für mich ist das eine Frage des Anstands.
  

Zum EU AI Act bekomme ich zwei Sorten von Reaktionen: völlige Ignoranz oder Aktionismus. Beides hilft nicht. Mein Rat: Verschaffen Sie sich nüchtern einen Überblick und ordnen Sie das, was Sie heute schon ordnen können, ohne auf die letzte Auslegungsfrage zu warten.

Wichtiger Hinweis vorweg: Das ist keine Rechtsberatung und ersetzt auch keine. Für die rechtliche Bewertung Ihres konkreten Einsatzes brauchen Sie spezialisierte Beratung. Was ich hier beschreibe, sind Vorgehensschritte aus der Praxis.

Drei Dinge lassen sich praktisch sofort tun, unabhängig von der finalen juristischen Bewertung im Einzelfall:

• Eine schlichte Liste aller KI-Werkzeuge, die im Unternehmen tatsächlich genutzt werden — inklusive Schatten-IT. Sie werden überrascht sein, was alles auftaucht.
  
• Pro Werkzeug ein kurzer Vermerk: Wofür wird es eingesetzt, welche Daten gehen rein, wer ist verantwortlich.
  
• Eine interne Festlegung, welche Einsätze als „sensibel" behandelt werden — etwa alles, was Personenentscheidungen, Sicherheit oder Vertragswesen berührt.

Die Wiederverwendungsquote ist eine schöne Kennzahl. CCMS-Hersteller werben mit 60 % oder 70 %, manche Projekte stolz mit 80 %. Ich bin da skeptisch.

Drei Fragen, bevor Sie sich auf die Zahl verlassen:

• Wird auf Topic-Ebene oder Block-Ebene gemessen? Ein Topic, das in 12 Dokumenten landet, zählt einmal als 12 Reuse-Treffer. Ein Block-Reuse innerhalb eines Topics ist etwas ganz anderes.
  
• Werden Boilerplate-Inhalte mitgezählt? Sicherheitshinweise, Standardabsätze, Copyright-Texte erzeugen massive Reuse-Quoten, aber keinen Mehrwert für die Redaktion.
  
• Was ist das Ziel? Reuse ist Mittel zum Zweck — schnellere Pflege, weniger Übersetzungskosten, höhere Konsistenz. Wenn die Quote bei 70 % liegt, die Übersetzungskosten aber nicht sinken, läuft etwas schief.

Wenn Ihr Unternehmen in mehrere Sprachen übersetzt, beginnt die Lokalisierung schon bei dem Redakteur, der den deutschen Quelltext schreibt. Wenn dort Disziplin fehlt, zahlen Sie das in jeder Zielsprache nochmal.

Drei Dinge, die ich Redaktionen immer wieder einschärfe:

• Kurze Sätze. Ein Gedanke pro Satz. Keine drei verschachtelten Nebensätze. Das hilft dem Übersetzer und auch jedem maschinellen Vorlauf.
  
• Konsistente Terminologie. Wenn das Bauteil heute Anschlussklemme heißt, dann auch morgen und auf Seite 47 noch. Synonyme sind in Belletristik schön, in Technischer Dokumentation sind sie teuer.
  
• Keine Bilder mit eingebettetem Text. Jede Beschriftung, die in einer Grafik fest verbacken ist, muss in jeder Sprache neu gesetzt werden. Wenn Sie 14 Sprachen haben und 200 Grafiken, rechnen Sie das einmal durch.

Bücher sind das eine, Normen das andere. Wenn ich eine Technische Dokumentation eines Kunden auseinandernehme, liegen drei Dokumente offen auf dem Schreibtisch. Zwei davon sind Normen, die jeder ernsthafte Technische Redakteur kennen sollte, das dritte ist ein Buch.

• IEC/IEEE 82079-1. Die zentrale Norm für die Erstellung von Nutzungsinformationen. Wer hier nicht hineinschaut, schreibt im Blindflug, was Struktur, Zielgruppenanalyse und Sicherheitshinweise angeht.
  
• ANSI Z535.6 für die Gestaltung von Sicherheitshinweisen in Anleitungen. In Europa nicht zwingend, aber wer in die USA liefert, kommt um die Signalwörter und das Format nicht herum.
  
• Und ja, ein Buch: die tekom-Schrift zur normgerechten Erstellung von Anleitungen. Praxisnah, kompakt, gut für den Einstieg und als Nachschlagewerk.