Excel ist ein Prozess-Riss, kein Werkzeug

[Johann Jörgen Schübeler]

Eine unbequeme Beobachtung: in vielen mittelständischen Betrieben wird Excel als Werkzeug behandelt. Tatsächlich ist es ein Symptom. Wo Excel-Tabellen wandern, fehlt eine Schnittstelle. Wo Makros wachsen, ist ein Prozess nicht abgebildet. Wo Excel-Versionen mit Datum im Dateinamen existieren, fehlt eine Versionierung im führenden System.

Ich sage damit ausdrücklich nicht, dass Excel schlecht ist. Es ist hervorragend für Ad-hoc-Analysen, für Modellierung, für schnelles Rechnen. Für wiederkehrende Geschäftsprozesse als Produktivsystem taugt es allerdings wenig.

Meine Heuristik bei Kundenbesuchen: ich frage nicht nach Tools, ich frage nach Excel-Dateien. Wer welche pflegt, wer sie speichert, wer sie verschickt. Aus der Antwort lese ich oft mehr über den realen Prozess heraus als aus jedem Prozessdiagramm im QM-Handbuch.

Ein konkreter Hebel: zählen Sie einmal, wie viele aktiv genutzte Excel-Dateien Ihre Abteilung pro Woche bewegt. Bei 5 Mitarbeitenden sind 30 keine Seltenheit. Jede dieser Dateien ist ein potenzielles Automatisierungs- oder Konsolidierungsthema. Nicht alle 30, aber die 3 bis 5 schmerzhaftesten.

Welche Excel-Datei in Ihrem Bereich würden Sie als erste loswerden, wenn Sie freie Hand hätten?

[JSC_Admin]

Bei uns wäre es die Urlaubsplanung, die seit 7 Jahren als Excel mit Makros durch die Abteilungen wandert. Niemand traut sich, sie anzufassen, weil keiner mehr weiß, was die Makros genau tun. Genau das Muster, das Sie beschreiben.