Forum von Schübeler Consulting

Eine Beobachtung aus vielen Audits: Unternehmen dokumentieren oft sehr ordentlich, was sie vor 10 Jahren entschieden haben. Was letzte Woche entschieden wurde, steht in einer E-Mail, einem Chat oder einer mündlichen Aussage in Halle 3.

Der Wissensverlust passiert nicht beim Renten-Eintritt der erfahrenen Kollegen. Er passiert jeden Freitagnachmittag, wenn niemand die letzten Entscheidungen festhält.

Mein pragmatischer Vorschlag, der überall funktioniert hat, wo ich ihn eingeführt habe:

• Ein gemeinsames Dokument pro Team, kein Wiki, kein Tool-Zauber.
  
• Jeden Freitag 15 Minuten: Welche Entscheidung haben wir diese Woche getroffen, und warum?
  
• Drei Sätze pro Punkt reichen.

Nach einem Jahr haben Sie 50 Einträge, die mehr wert sind als jedes 300-Seiten-Handbuch. Denn das Handbuch beschreibt den Idealzustand. Das Freitagsprotokoll erklärt, warum die Realität anders aussieht.

Ich habe noch nie erlebt, dass jemand dieses Protokoll nach 6 Monaten freiwillig aufgegeben hätte. Die Schreibenden merken nämlich, dass sie damit ihre eigene Vergesslichkeit besiegen.

Wo halten Sie heute fest, was Sie letzte Woche entschieden haben?

Bei uns hat das Freitagsprotokoll auch noch einen Nebeneffekt gehabt: Wir streiten weniger über das, was wir angeblich gesagt haben. Wenn jemand fragt, warum wir uns gegen die Variante X entschieden haben, steht es da, mit Datum und in drei Sätzen. Das spart unfassbar viel Diskussionszeit drei Monate später.