04.11.2025, 14:24
Mir begegnet das in fast jedem Projekt: ein Unternehmen kauft Confluence, SharePoint oder ein DMS, füllt es zwei Jahre lang und stellt dann fest, dass niemand etwas wiederfindet. Dann wird das Tool gewechselt - und der nächste Datenfriedhof entsteht.
In rund 80 % der Fälle liegt der Fehler am Vorgehen, das Tool ist meist gar nicht das Problem. Vorher hat niemand definiert, WAS abgelegt wird, WIE es benannt wird und nach WELCHEN Kriterien jemand später sucht. Ein Mitarbeiter sucht nach "Anleitung Pumpe XY", ein anderer nach der Artikelnummer, ein Dritter nach dem Projekt. Wenn die Taxonomie das nicht abbildet, sucht jeder zu lange oder fragt lieber den Kollegen. Genau dann entstehen die Kopfmonopole, die Sie eigentlich auflösen wollten.
Mein praktischer Tipp: Setzen Sie sich einen halben Tag mit drei bis vier Personen aus unterschiedlichen Rollen zusammen und sammeln Sie 50 reale Suchanfragen aus dem letzten Monat. Daraus ergibt sich die Taxonomie fast von selbst - inklusive Synonymen, die später im System hinterlegt werden müssen. Das ist unspektakulär, spart Ihnen aber die zweite Tool-Einführung.
Wie gehen Sie vor, wenn die Fachbereiche jeweils ihr eigenes Vokabular pflegen? Lassen Sie das parallel laufen, oder erzwingen Sie eine gemeinsame Sprache?
In rund 80 % der Fälle liegt der Fehler am Vorgehen, das Tool ist meist gar nicht das Problem. Vorher hat niemand definiert, WAS abgelegt wird, WIE es benannt wird und nach WELCHEN Kriterien jemand später sucht. Ein Mitarbeiter sucht nach "Anleitung Pumpe XY", ein anderer nach der Artikelnummer, ein Dritter nach dem Projekt. Wenn die Taxonomie das nicht abbildet, sucht jeder zu lange oder fragt lieber den Kollegen. Genau dann entstehen die Kopfmonopole, die Sie eigentlich auflösen wollten.
Mein praktischer Tipp: Setzen Sie sich einen halben Tag mit drei bis vier Personen aus unterschiedlichen Rollen zusammen und sammeln Sie 50 reale Suchanfragen aus dem letzten Monat. Daraus ergibt sich die Taxonomie fast von selbst - inklusive Synonymen, die später im System hinterlegt werden müssen. Das ist unspektakulär, spart Ihnen aber die zweite Tool-Einführung.
Wie gehen Sie vor, wenn die Fachbereiche jeweils ihr eigenes Vokabular pflegen? Lassen Sie das parallel laufen, oder erzwingen Sie eine gemeinsame Sprache?