Confluence oder SharePoint — die Frage ist meistens falsch gestellt

[Johann Jörgen Schübeler]

Ich werde regelmäßig gefragt: "Confluence oder SharePoint - was nehmen wir?" Meine ehrliche Antwort: Bevor wir das beantworten, brauchen wir Klarheit über drei Dinge. Erstens: Wer schreibt regelmäßig Inhalte und wer liest nur? Zweitens: Wie eng ist die Verzahnung mit dem Microsoft-Stack im Unternehmen? Drittens: Brauchen Sie strukturierte Dokumente mit Wiederverwendung, oder geht es um geteilte Notizen und Projekt-Workspaces?

SharePoint ist stark, wenn Sie ohnehin im Microsoft-365-Universum leben - Berechtigungen folgen Azure AD, OneDrive integriert sich nativ, Teams hängt dran. Schwach ist es, wenn die Redaktion ein echtes Wiki-Gefühl will, oder wenn Sie viele externe Mitwirkende haben.

Confluence ist stark bei kollaborativer Redaktion, Versionierung im Seitenkontext und Macros. Schwach wird es bei sehr großen Dateibeständen, anspruchsvollem Rechtekonzept und wenn die IT keinen weiteren Atlassian-Stack pflegen will.

Keines der beiden ersetzt ein CCMS oder ein DMS mit Prüfworkflows. Wenn Sie revisionssichere, ISO-9001-konforme Dokumentation brauchen, sind beide die falsche Klasse - dann sprechen wir über andere Werkzeuge.

Was hat bei Ihnen den Ausschlag gegeben? Mich interessiert besonders, was Sie ein Jahr nach Einführung anders machen würden.

[Johann Jörgen Schübeler]

Ein Punkt, den ich aus Diskussionen oft mitnehme: Die Wahl wird häufig nach dem aktuellen Schmerz getroffen und vernachlässigt das 5-Jahres-Bild. Wenn Sie in zwei Jahren ohnehin in Richtung strukturierter Inhalte und Multi-Channel-Publishing gehen, ist Confluence oder SharePoint die Brückenlösung. Das ist legitim - bauen Sie die Brücke so, dass Sie später migrieren können. Klare Seitenstruktur, exportierbare Inhalte, keine Spezial-Makros, die Sie nirgendwo anders bekommen.