Dateinamen sind Metadaten — und meistens die schlechtesten

[Johann Jörgen Schübeler]

Eine kleine Übung, die in jeder Redaktion funktioniert: Lassen Sie sich von einem Mitarbeitenden die letzten 20 abgelegten Dokumente zeigen. Sehen Sie sich die Dateinamen an. Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit Folgendes finden:

• Datum am Anfang, manchmal als 2026-06, manchmal als 13.06.26, manchmal gar nicht
• Initialen des Autors, die niemand außer dem Autor entschlüsseln kann
• Versionsnummern wie _final, _final2, _final_wirklich
• Kundenkürzel, die seit drei Jahren nicht mehr aktuell sind

Das ist gewachsene Taxonomie. Und sie funktioniert solange, wie der Autor an seinem Platz sitzt.

Mein Rat: Bevor Sie über Metadatenfelder in einem CCMS oder DMS diskutieren, klären Sie die Benennungskonvention für Dateien und Ordner. Drei Felder reichen meistens: Datum (ISO 8601), Dokumenttyp, Kurztitel. Wer mehr braucht, hat noch nicht entschieden, was er eigentlich wiederfinden will.

Ich habe noch keine Abteilung gesehen, die mit einer sauberen Benennungskonvention schlechter dastand als mit einer komplexen Metadatenmaske, die niemand pflegt. Wie haben Sie das in Ihrem Team geregelt — gibt es eine schriftliche Konvention, oder läuft das mündlich?

[JSC_Admin]

Ein Punkt aus der Praxis: ISO 8601 (also 2026-06-13) sortiert sich von selbst chronologisch im Datei-Explorer. Das klingt banal, spart aber jeden Tag Klicks. Wir haben das vor Jahren als verbindlich gesetzt und es war eine der wenigen Regeln, die ohne Diskussion akzeptiert wurden — wahrscheinlich, weil man den Nutzen am gleichen Tag sieht.