https://forum.schuebeler-consulting.de/ Mon, 22 Jun 2026 09:51:58 +0000 MyBB https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-28.html Tue, 06 Jan 2026 09:37:43 +0100 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-28.html
SharePoint ist stark, wenn Sie ohnehin im Microsoft-365-Universum leben - Berechtigungen folgen Azure AD, OneDrive integriert sich nativ, Teams hängt dran. Schwach ist es, wenn die Redaktion ein echtes Wiki-Gefühl will, oder wenn Sie viele externe Mitwirkende haben.

Confluence ist stark bei kollaborativer Redaktion, Versionierung im Seitenkontext und Macros. Schwach wird es bei sehr großen Dateibeständen, anspruchsvollem Rechtekonzept und wenn die IT keinen weiteren Atlassian-Stack pflegen will.

Keines der beiden ersetzt ein CCMS oder ein DMS mit Prüfworkflows. Wenn Sie revisionssichere, ISO-9001-konforme Dokumentation brauchen, sind beide die falsche Klasse - dann sprechen wir über andere Werkzeuge.

Was hat bei Ihnen den Ausschlag gegeben? Mich interessiert besonders, was Sie ein Jahr nach Einführung anders machen würden.]]>
SharePoint ist stark, wenn Sie ohnehin im Microsoft-365-Universum leben - Berechtigungen folgen Azure AD, OneDrive integriert sich nativ, Teams hängt dran. Schwach ist es, wenn die Redaktion ein echtes Wiki-Gefühl will, oder wenn Sie viele externe Mitwirkende haben.

Confluence ist stark bei kollaborativer Redaktion, Versionierung im Seitenkontext und Macros. Schwach wird es bei sehr großen Dateibeständen, anspruchsvollem Rechtekonzept und wenn die IT keinen weiteren Atlassian-Stack pflegen will.

Keines der beiden ersetzt ein CCMS oder ein DMS mit Prüfworkflows. Wenn Sie revisionssichere, ISO-9001-konforme Dokumentation brauchen, sind beide die falsche Klasse - dann sprechen wir über andere Werkzeuge.

Was hat bei Ihnen den Ausschlag gegeben? Mich interessiert besonders, was Sie ein Jahr nach Einführung anders machen würden.]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-59.html Tue, 17 Jun 2025 08:18:22 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-59.html
Die Folge davon sehe ich in fast jedem Audit: Die Leute legen vorsichtshalber eine zweite Version an, weil sie die erste nicht wiederfinden. Nach 3 Jahren stehen 4 ähnliche Versionen im System, keine davon ist die aktuelle.

Drei Hebel, die ich Kunden empfehle, bevor sie über ein neues System nachdenken:

• Suchindex prüfen: Werden Dateianhänge in PDFs und Office-Dokumenten überhaupt durchsucht? Bei vielen Standard-Installationen ist das ausgeschaltet.
  
• Synonyme pflegen: Ihr Werkstattbegriff und der Begriff im Handbuch sind selten identisch. Ein gepflegtes Synonymwörterbuch schlägt jede KI-Suche.
  
• Verbindliche Titelkonvention: Wer ein Dokument so benennt, dass nur er es wiederfindet, arbeitet gegen das Team.

Wenn Sie das 3 Monate diszipliniert durchziehen, sinkt der Ruf nach einem neuen Tool fast immer von allein. Wenn nicht, lohnt sich erst dann die Systemfrage.

Welche Erfahrung haben Sie: Wo geht in Ihrem System die meiste Suchzeit verloren?]]>
Die Folge davon sehe ich in fast jedem Audit: Die Leute legen vorsichtshalber eine zweite Version an, weil sie die erste nicht wiederfinden. Nach 3 Jahren stehen 4 ähnliche Versionen im System, keine davon ist die aktuelle.

Drei Hebel, die ich Kunden empfehle, bevor sie über ein neues System nachdenken:

• Suchindex prüfen: Werden Dateianhänge in PDFs und Office-Dokumenten überhaupt durchsucht? Bei vielen Standard-Installationen ist das ausgeschaltet.
  
• Synonyme pflegen: Ihr Werkstattbegriff und der Begriff im Handbuch sind selten identisch. Ein gepflegtes Synonymwörterbuch schlägt jede KI-Suche.
  
• Verbindliche Titelkonvention: Wer ein Dokument so benennt, dass nur er es wiederfindet, arbeitet gegen das Team.

Wenn Sie das 3 Monate diszipliniert durchziehen, sinkt der Ruf nach einem neuen Tool fast immer von allein. Wenn nicht, lohnt sich erst dann die Systemfrage.

Welche Erfahrung haben Sie: Wo geht in Ihrem System die meiste Suchzeit verloren?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-7.html Mon, 19 May 2025 09:29:45 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-7.html
Erstes Warnzeichen: Sie sehen Seiten, deren letzte Änderung mehr als 12 Monate zurückliegt, und niemand kann sagen, ob der Inhalt noch gilt. Zweites Warnzeichen: Mitarbeitende fragen lieber in Teams oder per Mail nach, obwohl die Information im Wiki steht - weil sie der Aktualität nicht trauen. Drittes Warnzeichen: Dieselbe Information existiert in drei Versionen an drei Stellen, und keine ist als kanonisch markiert.

Gegenmittel sind unspektakulär: feste Review-Zyklen mit Verantwortlichen pro Seitenbereich, automatische Markierung veralteter Inhalte ab 12 Monaten, klares "Quelle der Wahrheit"-Schild bei doppelten Themen. Das kostet 2 bis 4 Stunden pro Monat und Bereich. Ohne diese Stunden ist das Wiki in drei Jahren tot.

Wie pflegen Sie Aktualität, wenn Sie keine dedizierte Redaktion haben?]]>
Erstes Warnzeichen: Sie sehen Seiten, deren letzte Änderung mehr als 12 Monate zurückliegt, und niemand kann sagen, ob der Inhalt noch gilt. Zweites Warnzeichen: Mitarbeitende fragen lieber in Teams oder per Mail nach, obwohl die Information im Wiki steht - weil sie der Aktualität nicht trauen. Drittes Warnzeichen: Dieselbe Information existiert in drei Versionen an drei Stellen, und keine ist als kanonisch markiert.

Gegenmittel sind unspektakulär: feste Review-Zyklen mit Verantwortlichen pro Seitenbereich, automatische Markierung veralteter Inhalte ab 12 Monaten, klares "Quelle der Wahrheit"-Schild bei doppelten Themen. Das kostet 2 bis 4 Stunden pro Monat und Bereich. Ohne diese Stunden ist das Wiki in drei Jahren tot.

Wie pflegen Sie Aktualität, wenn Sie keine dedizierte Redaktion haben?]]>