https://forum.schuebeler-consulting.de/ Sun, 21 Jun 2026 18:01:19 +0000 MyBB https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-103.html Tue, 09 Jun 2026 21:37:14 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-103.html

Datum am Anfang, manchmal als 2026-06, manchmal als 13.06.26, manchmal gar nicht

Initialen des Autors, die niemand außer dem Autor entschlüsseln kann

Versionsnummern wie _final, _final2, _final_wirklich

Kundenkürzel, die seit drei Jahren nicht mehr aktuell sind

Das ist gewachsene Taxonomie. Und sie funktioniert solange, wie der Autor an seinem Platz sitzt.

Mein Rat: Bevor Sie über Metadatenfelder in einem CCMS oder DMS diskutieren, klären Sie die Benennungskonvention für Dateien und Ordner. Drei Felder reichen meistens: Datum (ISO 8601), Dokumenttyp, Kurztitel. Wer mehr braucht, hat noch nicht entschieden, was er eigentlich wiederfinden will.

Ich habe noch keine Abteilung gesehen, die mit einer sauberen Benennungskonvention schlechter dastand als mit einer komplexen Metadatenmaske, die niemand pflegt. Wie haben Sie das in Ihrem Team geregelt — gibt es eine schriftliche Konvention, oder läuft das mündlich?]]>

Datum am Anfang, manchmal als 2026-06, manchmal als 13.06.26, manchmal gar nicht

Initialen des Autors, die niemand außer dem Autor entschlüsseln kann

Versionsnummern wie _final, _final2, _final_wirklich

Kundenkürzel, die seit drei Jahren nicht mehr aktuell sind

Das ist gewachsene Taxonomie. Und sie funktioniert solange, wie der Autor an seinem Platz sitzt.

Mein Rat: Bevor Sie über Metadatenfelder in einem CCMS oder DMS diskutieren, klären Sie die Benennungskonvention für Dateien und Ordner. Drei Felder reichen meistens: Datum (ISO 8601), Dokumenttyp, Kurztitel. Wer mehr braucht, hat noch nicht entschieden, was er eigentlich wiederfinden will.

Ich habe noch keine Abteilung gesehen, die mit einer sauberen Benennungskonvention schlechter dastand als mit einer komplexen Metadatenmaske, die niemand pflegt. Wie haben Sie das in Ihrem Team geregelt — gibt es eine schriftliche Konvention, oder läuft das mündlich?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-39.html Mon, 30 Mar 2026 09:42:49 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-39.html
Wichtig ist, dass Sie die Facetten nicht aus dem Bauch definieren. Schauen Sie drei bis vier Wochen ins Suchlog, sehen Sie was nach der ersten Trefferliste noch eingegrenzt wird - genau das sind Ihre Facetten. Alles andere ist Dekoration und macht die Oberfläche unübersichtlich.

Eines habe ich mir abgewöhnt: Ordnerstrukturen radikal abzuschaffen. Manche Teams brauchen die Hierarchie als mentales Modell, sonst verlieren sie das Vertrauen ins System. Dann lassen Sie eine flache Top-Ebene stehen und ziehen die Detailarbeit über Facetten. Beides nebeneinander geht, wenn die Pflege automatisiert ist.]]>
Wichtig ist, dass Sie die Facetten nicht aus dem Bauch definieren. Schauen Sie drei bis vier Wochen ins Suchlog, sehen Sie was nach der ersten Trefferliste noch eingegrenzt wird - genau das sind Ihre Facetten. Alles andere ist Dekoration und macht die Oberfläche unübersichtlich.

Eines habe ich mir abgewöhnt: Ordnerstrukturen radikal abzuschaffen. Manche Teams brauchen die Hierarchie als mentales Modell, sonst verlieren sie das Vertrauen ins System. Dann lassen Sie eine flache Top-Ebene stehen und ziehen die Detailarbeit über Facetten. Beides nebeneinander geht, wenn die Pflege automatisiert ist.]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-25.html Tue, 23 Dec 2025 16:17:39 +0100 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-25.html
Mein Vorgehen: Jedes Metadatum muss eine konkrete Frage beantworten, die jemand sich in den nächsten 12 Monaten stellen wird. "Wer hat zuletzt geändert" - ja, das kommt automatisch. "Für welches Produkt gültig" - ja, danach wird gefiltert. "Sprache der Quelldatei" - vielleicht, wenn Sie wirklich übersetzen. "Schwierigkeitsgrad 1 bis 5" - meistens irrelevant, weil niemand danach sucht.

Größter Hebel in der Praxis: 5 bis 7 Pflichtfelder, der Rest optional. Und alle Pflichtfelder müssen aus einer geschlossenen Liste auswählbar sein. Sobald Freitext ins Spiel kommt, haben Sie nach zwei Jahren 14 Schreibweisen für dieselbe Sache und können die Filterung vergessen.

Frage in die Runde: Wie haben Sie es geschafft, alte Bestände auf ein neues Metadaten-Schema zu heben, ohne dass jemand 6 Monate lang nur klassifiziert? Mich interessieren auch halbautomatische Ansätze.]]>
Mein Vorgehen: Jedes Metadatum muss eine konkrete Frage beantworten, die jemand sich in den nächsten 12 Monaten stellen wird. "Wer hat zuletzt geändert" - ja, das kommt automatisch. "Für welches Produkt gültig" - ja, danach wird gefiltert. "Sprache der Quelldatei" - vielleicht, wenn Sie wirklich übersetzen. "Schwierigkeitsgrad 1 bis 5" - meistens irrelevant, weil niemand danach sucht.

Größter Hebel in der Praxis: 5 bis 7 Pflichtfelder, der Rest optional. Und alle Pflichtfelder müssen aus einer geschlossenen Liste auswählbar sein. Sobald Freitext ins Spiel kommt, haben Sie nach zwei Jahren 14 Schreibweisen für dieselbe Sache und können die Filterung vergessen.

Frage in die Runde: Wie haben Sie es geschafft, alte Bestände auf ein neues Metadaten-Schema zu heben, ohne dass jemand 6 Monate lang nur klassifiziert? Mich interessieren auch halbautomatische Ansätze.]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-20.html Tue, 04 Nov 2025 12:24:58 +0100 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-20.html
In rund 80 % der Fälle liegt der Fehler am Vorgehen, das Tool ist meist gar nicht das Problem. Vorher hat niemand definiert, WAS abgelegt wird, WIE es benannt wird und nach WELCHEN Kriterien jemand später sucht. Ein Mitarbeiter sucht nach "Anleitung Pumpe XY", ein anderer nach der Artikelnummer, ein Dritter nach dem Projekt. Wenn die Taxonomie das nicht abbildet, sucht jeder zu lange oder fragt lieber den Kollegen. Genau dann entstehen die Kopfmonopole, die Sie eigentlich auflösen wollten.

Mein praktischer Tipp: Setzen Sie sich einen halben Tag mit drei bis vier Personen aus unterschiedlichen Rollen zusammen und sammeln Sie 50 reale Suchanfragen aus dem letzten Monat. Daraus ergibt sich die Taxonomie fast von selbst - inklusive Synonymen, die später im System hinterlegt werden müssen. Das ist unspektakulär, spart Ihnen aber die zweite Tool-Einführung.

Wie gehen Sie vor, wenn die Fachbereiche jeweils ihr eigenes Vokabular pflegen? Lassen Sie das parallel laufen, oder erzwingen Sie eine gemeinsame Sprache?]]>
In rund 80 % der Fälle liegt der Fehler am Vorgehen, das Tool ist meist gar nicht das Problem. Vorher hat niemand definiert, WAS abgelegt wird, WIE es benannt wird und nach WELCHEN Kriterien jemand später sucht. Ein Mitarbeiter sucht nach "Anleitung Pumpe XY", ein anderer nach der Artikelnummer, ein Dritter nach dem Projekt. Wenn die Taxonomie das nicht abbildet, sucht jeder zu lange oder fragt lieber den Kollegen. Genau dann entstehen die Kopfmonopole, die Sie eigentlich auflösen wollten.

Mein praktischer Tipp: Setzen Sie sich einen halben Tag mit drei bis vier Personen aus unterschiedlichen Rollen zusammen und sammeln Sie 50 reale Suchanfragen aus dem letzten Monat. Daraus ergibt sich die Taxonomie fast von selbst - inklusive Synonymen, die später im System hinterlegt werden müssen. Das ist unspektakulär, spart Ihnen aber die zweite Tool-Einführung.

Wie gehen Sie vor, wenn die Fachbereiche jeweils ihr eigenes Vokabular pflegen? Lassen Sie das parallel laufen, oder erzwingen Sie eine gemeinsame Sprache?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-67.html Tue, 07 Oct 2025 22:30:36 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-67.html
Mein Daumenwert aus der Praxis: Wenn ein Redakteur länger als 30 Sekunden braucht, um ein Dokument korrekt zu klassifizieren, ist die Taxonomie zu komplex. Wenn die Suchergebnisse trotz aller Felder nicht besser werden als mit einer simplen Volltextsuche, ist die Taxonomie zu komplex. Wenn 80 % der Filteroptionen in der Suchmaske nie geklickt werden, ist die Taxonomie zu komplex.

Die Frage, die ich mir bei jedem Metadatenfeld stelle: Welche konkrete Suchanfrage oder welcher Filter wird damit beantwortet? Wenn ich keine Antwort finde, fliegt das Feld raus. Lieber fünf Felder, die jeder ausfüllt, als 20, die zur Hälfte leer bleiben und damit jede Auswertung verfälschen.

Welche Felder pflegen Sie in der Praxis wirklich konsequent — und welche stehen auf dem Papier, werden aber leer gelassen?]]>
Mein Daumenwert aus der Praxis: Wenn ein Redakteur länger als 30 Sekunden braucht, um ein Dokument korrekt zu klassifizieren, ist die Taxonomie zu komplex. Wenn die Suchergebnisse trotz aller Felder nicht besser werden als mit einer simplen Volltextsuche, ist die Taxonomie zu komplex. Wenn 80 % der Filteroptionen in der Suchmaske nie geklickt werden, ist die Taxonomie zu komplex.

Die Frage, die ich mir bei jedem Metadatenfeld stelle: Welche konkrete Suchanfrage oder welcher Filter wird damit beantwortet? Wenn ich keine Antwort finde, fliegt das Feld raus. Lieber fünf Felder, die jeder ausfüllt, als 20, die zur Hälfte leer bleiben und damit jede Auswertung verfälschen.

Welche Felder pflegen Sie in der Praxis wirklich konsequent — und welche stehen auf dem Papier, werden aber leer gelassen?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-62.html Fri, 18 Jul 2025 22:09:49 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-62.html
Meine Erfahrung: Eine Taxonomie braucht einen Verantwortlichen. Eine Person, die das Recht und die Pflicht hat, Begriffe einzuführen, zusammenzulegen oder zu streichen. Ohne diese Rolle bekommen Sie nach 18 Monaten Synonyme im Tagging (Anleitung, Manual, Handbuch, Bedienungsanleitung — alle vier in einer Wissensbasis gesehen) und nach 36 Monaten eine Lawine an Karteileichen.

Ein praktischer Vorschlag: Setzen Sie einen festen Termin im Quartal an, an dem die Taxonomie 30 Minuten besprochen wird. Welche fünf Tags wurden am häufigsten neu vergeben? Welche fünf wurden nie verwendet? Mehr braucht es nicht für die laufende Pflege. Wer kümmert sich bei Ihnen darum — gibt es eine benannte Rolle, oder läuft das nebenbei mit?]]>
Meine Erfahrung: Eine Taxonomie braucht einen Verantwortlichen. Eine Person, die das Recht und die Pflicht hat, Begriffe einzuführen, zusammenzulegen oder zu streichen. Ohne diese Rolle bekommen Sie nach 18 Monaten Synonyme im Tagging (Anleitung, Manual, Handbuch, Bedienungsanleitung — alle vier in einer Wissensbasis gesehen) und nach 36 Monaten eine Lawine an Karteileichen.

Ein praktischer Vorschlag: Setzen Sie einen festen Termin im Quartal an, an dem die Taxonomie 30 Minuten besprochen wird. Welche fünf Tags wurden am häufigsten neu vergeben? Welche fünf wurden nie verwendet? Mehr braucht es nicht für die laufende Pflege. Wer kümmert sich bei Ihnen darum — gibt es eine benannte Rolle, oder läuft das nebenbei mit?]]>