https://forum.schuebeler-consulting.de/ Wed, 22 Jul 2026 20:41:16 +0000 MyBB https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-54.html Wed, 27 May 2026 08:31:19 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-54.html
Mein Vorgehen geht andersherum. Erst der grobe Zielzustand auf einer Seite — was soll das Unternehmen in 2 bis 3 Jahren können, was es heute nicht kann. Dann ein kleiner, sichtbarer Schritt, der in 2 bis 4 Wochen läuft und auf den Zielzustand einzahlt. Beispiel: Sie wollen langfristig Auftragseingang, Disposition und Dokumentation integriert haben. Der erste Schritt ist dann etwas sehr Konkretes: ein automatisierter Auftragseingang per Mail, der im richtigen Ordner landet und das zuständige Team benachrichtigt. So klein fängt man an, lange bevor man über ein integriertes System nachdenkt. Das spart vielleicht 30 Minuten am Tag, und es zeigt allen, dass es läuft.

Aus dem ersten Schritt lernt das Team mehr über den eigenen Prozess als aus jedem Konzeptpapier. Und Sie haben einen sichtbaren Beweis, dass das Vorhaben echt ist. Ohne diesen Beweis bekommen Sie spätestens beim dritten Lenkungskreis Gegenwind.

Wer von Ihnen hat einen ersten kleinen Schritt im Kopf, traut sich aber nicht ran, weil das große Bild noch fehlt? Schildern Sie ihn gern, dann lässt sich überlegen, wo der Hebel sitzt.]]>
Mein Vorgehen geht andersherum. Erst der grobe Zielzustand auf einer Seite — was soll das Unternehmen in 2 bis 3 Jahren können, was es heute nicht kann. Dann ein kleiner, sichtbarer Schritt, der in 2 bis 4 Wochen läuft und auf den Zielzustand einzahlt. Beispiel: Sie wollen langfristig Auftragseingang, Disposition und Dokumentation integriert haben. Der erste Schritt ist dann etwas sehr Konkretes: ein automatisierter Auftragseingang per Mail, der im richtigen Ordner landet und das zuständige Team benachrichtigt. So klein fängt man an, lange bevor man über ein integriertes System nachdenkt. Das spart vielleicht 30 Minuten am Tag, und es zeigt allen, dass es läuft.

Aus dem ersten Schritt lernt das Team mehr über den eigenen Prozess als aus jedem Konzeptpapier. Und Sie haben einen sichtbaren Beweis, dass das Vorhaben echt ist. Ohne diesen Beweis bekommen Sie spätestens beim dritten Lenkungskreis Gegenwind.

Wer von Ihnen hat einen ersten kleinen Schritt im Kopf, traut sich aber nicht ran, weil das große Bild noch fehlt? Schildern Sie ihn gern, dann lässt sich überlegen, wo der Hebel sitzt.]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-96.html Sat, 09 May 2026 10:09:03 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-96.html
Konkretes Beispiel aus der Technischen Redaktion: ein Kunde wollte die Prüfung von Sicherheitshinweisen automatisieren. Schöne Idee. Beim ersten Blick auf die Daten kam heraus, dass es viele verschiedene Schreibweisen für denselben Hinweis gab. "Warnung", "WARNUNG", "Achtung!", "Hinweis Warnung", "Bitte beachten". Eine regelbasierte Prüfung wäre an dieser Stelle gescheitert, eine KI-basierte hätte teure Token verschwendet, um wieder und wieder dieselbe Variante zu erkennen.

Der richtige Schritt war: 3 Tage Aufräumen. Inventur der Begriffe, Festlegung auf eine Schreibweise, einmaliges Bereinigen des Bestands. Erst danach lief die Automatisierung sauber und zwar mit einer simplen Regel, ganz ohne Magie.

Die alte Regel "Shit in, shit out" gilt für KI wie für No-Code-Tools wie für klassische Scripte. Wer das überspringt, zahlt zweimal: einmal für die Automatisierung, einmal für die Nachbesserung.

Wie viel Zeit kalkulieren Sie in Ihren Projekten für das reine Aufräumen ein, bevor überhaupt automatisiert wird?]]>
Konkretes Beispiel aus der Technischen Redaktion: ein Kunde wollte die Prüfung von Sicherheitshinweisen automatisieren. Schöne Idee. Beim ersten Blick auf die Daten kam heraus, dass es viele verschiedene Schreibweisen für denselben Hinweis gab. "Warnung", "WARNUNG", "Achtung!", "Hinweis Warnung", "Bitte beachten". Eine regelbasierte Prüfung wäre an dieser Stelle gescheitert, eine KI-basierte hätte teure Token verschwendet, um wieder und wieder dieselbe Variante zu erkennen.

Der richtige Schritt war: 3 Tage Aufräumen. Inventur der Begriffe, Festlegung auf eine Schreibweise, einmaliges Bereinigen des Bestands. Erst danach lief die Automatisierung sauber und zwar mit einer simplen Regel, ganz ohne Magie.

Die alte Regel "Shit in, shit out" gilt für KI wie für No-Code-Tools wie für klassische Scripte. Wer das überspringt, zahlt zweimal: einmal für die Automatisierung, einmal für die Nachbesserung.

Wie viel Zeit kalkulieren Sie in Ihren Projekten für das reine Aufräumen ein, bevor überhaupt automatisiert wird?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-46.html Wed, 06 May 2026 09:03:36 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-46.html
Ich starte deshalb mit drei Fragen, bevor ich über Automatisierung oder Tools rede:

• Wo bleiben Aufgaben tatsächlich liegen, gemessen in Tagen, nicht in Gefühlen?
  
• Welche Tätigkeit macht der Mitarbeitende, die eine Maschine besser könnte? Und welche macht die Maschine, die ein Mensch besser könnte?
  
• Welche Information braucht der nächste Schritt im Prozess, und liegt sie dort vor, wenn sie gebraucht wird?

Danach wird vieles ruhiger. Oft stellt sich heraus, dass die Reihenfolge das Problem ist oder die fehlende Vorbereitung des nächsten Schritts. Ein Beispiel aus meiner Praxis: drei Wochen Rückstand in der Auftragsabwicklung, intern als „Personalproblem" beschrieben. Nach drei Tagen Beobachtung war klar, dass ein erheblicher Anteil der Aufträge unvollständig in die Abwicklung kam und dort mehrfach angefasst wurde, bis sie laufen konnten. Erst die Eingangsprüfung sauber, dann reden wir über mehr Köpfe.

An die Mitlesenden: Wo ist bei Ihnen der erste Verdacht für den Engpass — Eingangsdaten, Tool, Übergabe zwischen Abteilungen oder die Priorisierung?]]>
Ich starte deshalb mit drei Fragen, bevor ich über Automatisierung oder Tools rede:

• Wo bleiben Aufgaben tatsächlich liegen, gemessen in Tagen, nicht in Gefühlen?
  
• Welche Tätigkeit macht der Mitarbeitende, die eine Maschine besser könnte? Und welche macht die Maschine, die ein Mensch besser könnte?
  
• Welche Information braucht der nächste Schritt im Prozess, und liegt sie dort vor, wenn sie gebraucht wird?

Danach wird vieles ruhiger. Oft stellt sich heraus, dass die Reihenfolge das Problem ist oder die fehlende Vorbereitung des nächsten Schritts. Ein Beispiel aus meiner Praxis: drei Wochen Rückstand in der Auftragsabwicklung, intern als „Personalproblem" beschrieben. Nach drei Tagen Beobachtung war klar, dass ein erheblicher Anteil der Aufträge unvollständig in die Abwicklung kam und dort mehrfach angefasst wurde, bis sie laufen konnten. Erst die Eingangsprüfung sauber, dann reden wir über mehr Köpfe.

An die Mitlesenden: Wo ist bei Ihnen der erste Verdacht für den Engpass — Eingangsdaten, Tool, Übergabe zwischen Abteilungen oder die Priorisierung?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-84.html Mon, 02 Mar 2026 13:01:25 +0100 JSC_Admin]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-84.html
Konkret im Büro: wenn die Qualitätsprüfung der Engpass ist, hilft es nicht, sie mit drei Hilfskräften zu entlasten. Das verschiebt das Problem nur. Sinnvoller: erst prüfen, ob die QS überhaupt mit der richtigen Arbeit beschäftigt ist. Liegen Dokumente unsortiert vor? Werden Dinge geprüft, die schon einmal geprüft wurden? Gibt es Wartezeiten auf Rückfragen, die niemand erfasst?

Ich habe das selbst mehrmals erlebt: nach 2 Wochen Beobachtung der QS hat sich der scheinbare Personalbedarf halbiert. Es wurde nicht schneller gearbeitet. Die QS hat endlich das getan, was nur die QS tun kann.

Die unbequeme Konsequenz: Sie müssen die Arbeit der Engpass-Abteilung erst aufräumen, bevor Sie über Aufstockung reden. Das ist politisch unangenehm, weil es nach Kritik klingt.

Wie gehen Sie damit um, wenn der Engpass auch der lauteste Sprecher im Unternehmen ist?]]>
Konkret im Büro: wenn die Qualitätsprüfung der Engpass ist, hilft es nicht, sie mit drei Hilfskräften zu entlasten. Das verschiebt das Problem nur. Sinnvoller: erst prüfen, ob die QS überhaupt mit der richtigen Arbeit beschäftigt ist. Liegen Dokumente unsortiert vor? Werden Dinge geprüft, die schon einmal geprüft wurden? Gibt es Wartezeiten auf Rückfragen, die niemand erfasst?

Ich habe das selbst mehrmals erlebt: nach 2 Wochen Beobachtung der QS hat sich der scheinbare Personalbedarf halbiert. Es wurde nicht schneller gearbeitet. Die QS hat endlich das getan, was nur die QS tun kann.

Die unbequeme Konsequenz: Sie müssen die Arbeit der Engpass-Abteilung erst aufräumen, bevor Sie über Aufstockung reden. Das ist politisch unangenehm, weil es nach Kritik klingt.

Wie gehen Sie damit um, wenn der Engpass auch der lauteste Sprecher im Unternehmen ist?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-31.html Fri, 23 Jan 2026 13:52:29 +0100 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-31.html
Schwierig wird es, sobald der Prozess eine echte fachliche Logik hat oder unter Last steht. Sobald ein Workflow geschäftskritisch ist, brauchen Sie Monitoring, Fehlerbehandlung, Versionsstände und eine Person, die im Zweifel weiß, was drinsteckt. Ein No-Code-Workflow, den vor zwei Jahren ein Werkstudent gebaut hat und den heute niemand mehr versteht, ist eine Zeitbombe. Genau das habe ich mehr als einmal aufräumen müssen.

Meine pragmatische Faustregel: Bauen Sie damit ruhig schnell und sichtbar etwas, das Ihnen sofort Zeit spart. Dokumentieren Sie es kurz (Zweck, Trigger, Owner, was tun bei Fehler) und prüfen Sie es jährlich. Je näher der Workflow an Geld, Compliance oder Sicherheit kommt, desto eher gehört er in eine eigenständige Anwendung mit klarer Verantwortung.

Was läuft bei Ihnen über solche Plattformen, und an welcher Stelle ist Ihnen das schon mal um die Ohren geflogen?]]>
Schwierig wird es, sobald der Prozess eine echte fachliche Logik hat oder unter Last steht. Sobald ein Workflow geschäftskritisch ist, brauchen Sie Monitoring, Fehlerbehandlung, Versionsstände und eine Person, die im Zweifel weiß, was drinsteckt. Ein No-Code-Workflow, den vor zwei Jahren ein Werkstudent gebaut hat und den heute niemand mehr versteht, ist eine Zeitbombe. Genau das habe ich mehr als einmal aufräumen müssen.

Meine pragmatische Faustregel: Bauen Sie damit ruhig schnell und sichtbar etwas, das Ihnen sofort Zeit spart. Dokumentieren Sie es kurz (Zweck, Trigger, Owner, was tun bei Fehler) und prüfen Sie es jährlich. Je näher der Workflow an Geld, Compliance oder Sicherheit kommt, desto eher gehört er in eine eigenständige Anwendung mit klarer Verantwortung.

Was läuft bei Ihnen über solche Plattformen, und an welcher Stelle ist Ihnen das schon mal um die Ohren geflogen?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-68.html Fri, 31 Oct 2025 08:55:50 +0100 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-68.html
Erstens: der Prozess läuft 4 Mal im Jahr. Klingt offensichtlich, wird trotzdem regelmäßig ignoriert. Wenn die Einrichtung 3 Tage dauert und der Prozess pro Lauf 20 Minuten spart, dann sind Sie nach 22 Jahren am Break-Even. Ich übertreibe, aber Sie verstehen das Prinzip.

Zweitens: der Prozess ändert sich ständig. Vertriebsprozesse bei kleinen Mittelständlern sind oft so. Heute läuft die Freigabe über den Chef, morgen über den Vertriebsleiter, nächste Woche ist der Vertriebsleiter krank. Eine fest verdrahtete Automatisierung wird dann zum täglichen Bremsklotz.

Drittens: die Daten am Eingang sind Müll. Wenn 30 % der Bestellungen unvollständig oder widersprüchlich ankommen, wird die Automatisierung jeden Tag stehen bleiben und einen Menschen rufen. Sie haben dann das Schlechteste aus zwei Welten: Mehrarbeit für den Menschen plus Wartung für das System.

Meine Faustregel: vor jeder Automatisierung 4 Wochen lang den Prozess sauber dokumentieren und die Eingangsdaten messen. Wenn sich beides nicht stabilisieren lässt, ist Automatisierung der falsche Hebel.

Welche Fälle haben Sie schon erlebt, bei denen Sie eine Automatisierung wieder zurückgebaut haben?]]>
Erstens: der Prozess läuft 4 Mal im Jahr. Klingt offensichtlich, wird trotzdem regelmäßig ignoriert. Wenn die Einrichtung 3 Tage dauert und der Prozess pro Lauf 20 Minuten spart, dann sind Sie nach 22 Jahren am Break-Even. Ich übertreibe, aber Sie verstehen das Prinzip.

Zweitens: der Prozess ändert sich ständig. Vertriebsprozesse bei kleinen Mittelständlern sind oft so. Heute läuft die Freigabe über den Chef, morgen über den Vertriebsleiter, nächste Woche ist der Vertriebsleiter krank. Eine fest verdrahtete Automatisierung wird dann zum täglichen Bremsklotz.

Drittens: die Daten am Eingang sind Müll. Wenn 30 % der Bestellungen unvollständig oder widersprüchlich ankommen, wird die Automatisierung jeden Tag stehen bleiben und einen Menschen rufen. Sie haben dann das Schlechteste aus zwei Welten: Mehrarbeit für den Menschen plus Wartung für das System.

Meine Faustregel: vor jeder Automatisierung 4 Wochen lang den Prozess sauber dokumentieren und die Eingangsdaten messen. Wenn sich beides nicht stabilisieren lässt, ist Automatisierung der falsche Hebel.

Welche Fälle haben Sie schon erlebt, bei denen Sie eine Automatisierung wieder zurückgebaut haben?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-60.html Wed, 09 Jul 2025 20:00:07 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-60.html
Ich sage damit ausdrücklich nicht, dass Excel schlecht ist. Es ist hervorragend für Ad-hoc-Analysen, für Modellierung, für schnelles Rechnen. Für wiederkehrende Geschäftsprozesse als Produktivsystem taugt es allerdings wenig.

Meine Heuristik bei Kundenbesuchen: ich frage nicht nach Tools, ich frage nach Excel-Dateien. Wer welche pflegt, wer sie speichert, wer sie verschickt. Aus der Antwort lese ich oft mehr über den realen Prozess heraus als aus jedem Prozessdiagramm im QM-Handbuch.

Ein konkreter Hebel: zählen Sie einmal, wie viele aktiv genutzte Excel-Dateien Ihre Abteilung pro Woche bewegt. Bei 5 Mitarbeitenden sind 30 keine Seltenheit. Jede dieser Dateien ist ein potenzielles Automatisierungs- oder Konsolidierungsthema. Nicht alle 30, aber die 3 bis 5 schmerzhaftesten.

Welche Excel-Datei in Ihrem Bereich würden Sie als erste loswerden, wenn Sie freie Hand hätten?]]>
Ich sage damit ausdrücklich nicht, dass Excel schlecht ist. Es ist hervorragend für Ad-hoc-Analysen, für Modellierung, für schnelles Rechnen. Für wiederkehrende Geschäftsprozesse als Produktivsystem taugt es allerdings wenig.

Meine Heuristik bei Kundenbesuchen: ich frage nicht nach Tools, ich frage nach Excel-Dateien. Wer welche pflegt, wer sie speichert, wer sie verschickt. Aus der Antwort lese ich oft mehr über den realen Prozess heraus als aus jedem Prozessdiagramm im QM-Handbuch.

Ein konkreter Hebel: zählen Sie einmal, wie viele aktiv genutzte Excel-Dateien Ihre Abteilung pro Woche bewegt. Bei 5 Mitarbeitenden sind 30 keine Seltenheit. Jede dieser Dateien ist ein potenzielles Automatisierungs- oder Konsolidierungsthema. Nicht alle 30, aber die 3 bis 5 schmerzhaftesten.

Welche Excel-Datei in Ihrem Bereich würden Sie als erste loswerden, wenn Sie freie Hand hätten?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-58.html Fri, 06 Jun 2025 11:17:15 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-58.html
Das ist gefährlich, weil diese verlagerten Schnittstellen unsichtbar sind. Sie tauchen in keiner Architektur-Skizze auf. Sie fallen erst auf, wenn die Sachbearbeiterin in Urlaub geht und plötzlich Aufträge liegen bleiben.

Mein Vorgehen: Wenn ein Tool eingeführt wird, lasse ich die beteiligten Mitarbeitenden 2 Wochen lang eine Strichliste führen. Jedes Mal, wenn sie Daten manuell von A nach B tragen, ein Strich. Das Ergebnis ist oft ernüchternd. Aus den dokumentierten Schnittstellen werden in der Praxis deutlich mehr.

Erst diese Liste ist die Grundlage für eine sinnvolle Automatisierung. Vorher automatisieren Sie ein Bild, das nicht der Realität entspricht.

Wie ermitteln Sie Ihre tatsächlichen Schnittstellen? Schätzung, Workshop oder mitlaufendes Tagebuch?]]>
Das ist gefährlich, weil diese verlagerten Schnittstellen unsichtbar sind. Sie tauchen in keiner Architektur-Skizze auf. Sie fallen erst auf, wenn die Sachbearbeiterin in Urlaub geht und plötzlich Aufträge liegen bleiben.

Mein Vorgehen: Wenn ein Tool eingeführt wird, lasse ich die beteiligten Mitarbeitenden 2 Wochen lang eine Strichliste führen. Jedes Mal, wenn sie Daten manuell von A nach B tragen, ein Strich. Das Ergebnis ist oft ernüchternd. Aus den dokumentierten Schnittstellen werden in der Praxis deutlich mehr.

Erst diese Liste ist die Grundlage für eine sinnvolle Automatisierung. Vorher automatisieren Sie ein Bild, das nicht der Realität entspricht.

Wie ermitteln Sie Ihre tatsächlichen Schnittstellen? Schätzung, Workshop oder mitlaufendes Tagebuch?]]>