https://forum.schuebeler-consulting.de/ Fri, 21 Aug 2026 20:00:32 +0000 MyBB https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-55.html Wed, 27 May 2026 11:32:20 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-55.html
Ich nenne das die 30-Tage-Falle. In den ersten Wochen nach Go-Live ist die Versuchung groß, parallel weiter in Word zu arbeiten. Das aktuelle Projekt steht unter Termindruck, die Schulung ist noch nicht für alle durch, das CCMS ist noch ungewohnt. Ein Redakteur für das alte Word-Projekt, der Rest im neuen System. Klingt pragmatisch.

In Wahrheit ist es eine Falle. Sobald Sie zulassen, dass parallel in beiden Welten produktiv gearbeitet wird, haben Sie zwei Wahrheiten. Inhalte driften auseinander, Korrekturen landen mal hier, mal dort, und nach drei Monaten weiß niemand mehr, welche Version die richtige ist.

Meine Empfehlung: Setzen Sie ein hartes Stichtag-Datum. Ab Tag X werden ALLE neuen Dokumente im CCMS angelegt, auch wenn es weh tut. Altdokumente werden in einer geplanten Reihenfolge migriert, nicht nebenher. Dafür brauchen Sie Rückendeckung von der Geschäftsführung, sonst halten Sie das nicht durch.

Wer von Ihnen hat den Umstieg hinter sich? Wie haben Sie das mit den laufenden Projekten gelöst?]]>
Ich nenne das die 30-Tage-Falle. In den ersten Wochen nach Go-Live ist die Versuchung groß, parallel weiter in Word zu arbeiten. Das aktuelle Projekt steht unter Termindruck, die Schulung ist noch nicht für alle durch, das CCMS ist noch ungewohnt. Ein Redakteur für das alte Word-Projekt, der Rest im neuen System. Klingt pragmatisch.

In Wahrheit ist es eine Falle. Sobald Sie zulassen, dass parallel in beiden Welten produktiv gearbeitet wird, haben Sie zwei Wahrheiten. Inhalte driften auseinander, Korrekturen landen mal hier, mal dort, und nach drei Monaten weiß niemand mehr, welche Version die richtige ist.

Meine Empfehlung: Setzen Sie ein hartes Stichtag-Datum. Ab Tag X werden ALLE neuen Dokumente im CCMS angelegt, auch wenn es weh tut. Altdokumente werden in einer geplanten Reihenfolge migriert, nicht nebenher. Dafür brauchen Sie Rückendeckung von der Geschäftsführung, sonst halten Sie das nicht durch.

Wer von Ihnen hat den Umstieg hinter sich? Wie haben Sie das mit den laufenden Projekten gelöst?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-92.html Wed, 22 Apr 2026 09:52:56 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-92.html
Meine Erfahrung: Wer das auf Dokumentebene löst, hat verloren. Sie brauchen Filterung auf Topic- und sogar auf Block-Ebene. Konkret: Profilattribute am Topic, plus Filtersätze, die zum Publikationszeitpunkt greifen. Keine vorab angelegten Kopien.

Zwei Stolperfallen sehe ich immer wieder:

• Die Konstruktion legt Varianten nach eigener Logik an (Bestellnummern), die Redaktion nach Dokumentationslogik (Marktregion, Spannungsklasse). Beide Welten müssen aufeinander gemappt werden — sonst läuft das Filtern an der Realität vorbei.
  
• Profilwerte werden über Jahre unkontrolliert ergänzt. Nach 5 Jahren haben Sie 80 Werte, von denen 30 niemand mehr versteht. Einmal pro Jahr aufräumen, sonst wird der Filter unbrauchbar.

Ein pragmatischer Tipp: Bauen Sie sich eine Sicht im CCMS, die zeigt, welche Profilwerte tatsächlich in Topics genutzt werden. Was 0-mal vorkommt, fliegt raus. Was unklar bezeichnet ist, wird umbenannt.

Wie tief filtern Sie? Nur auf Topic-Ebene oder auch auf Inline-Elementen?]]>
Meine Erfahrung: Wer das auf Dokumentebene löst, hat verloren. Sie brauchen Filterung auf Topic- und sogar auf Block-Ebene. Konkret: Profilattribute am Topic, plus Filtersätze, die zum Publikationszeitpunkt greifen. Keine vorab angelegten Kopien.

Zwei Stolperfallen sehe ich immer wieder:

• Die Konstruktion legt Varianten nach eigener Logik an (Bestellnummern), die Redaktion nach Dokumentationslogik (Marktregion, Spannungsklasse). Beide Welten müssen aufeinander gemappt werden — sonst läuft das Filtern an der Realität vorbei.
  
• Profilwerte werden über Jahre unkontrolliert ergänzt. Nach 5 Jahren haben Sie 80 Werte, von denen 30 niemand mehr versteht. Einmal pro Jahr aufräumen, sonst wird der Filter unbrauchbar.

Ein pragmatischer Tipp: Bauen Sie sich eine Sicht im CCMS, die zeigt, welche Profilwerte tatsächlich in Topics genutzt werden. Was 0-mal vorkommt, fliegt raus. Was unklar bezeichnet ist, wird umbenannt.

Wie tief filtern Sie? Nur auf Topic-Ebene oder auch auf Inline-Elementen?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-91.html Thu, 16 Apr 2026 12:24:06 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-91.html
Drei Fragen, bevor Sie sich auf die Zahl verlassen:

• Wird auf Topic-Ebene oder Block-Ebene gemessen? Ein Topic, das in 12 Dokumenten landet, zählt einmal als 12 Reuse-Treffer. Ein Block-Reuse innerhalb eines Topics ist etwas ganz anderes.
  
• Werden Boilerplate-Inhalte mitgezählt? Sicherheitshinweise, Standardabsätze, Copyright-Texte erzeugen massive Reuse-Quoten, aber keinen Mehrwert für die Redaktion.
  
• Was ist das Ziel? Reuse ist Mittel zum Zweck — schnellere Pflege, weniger Übersetzungskosten, höhere Konsistenz. Wenn die Quote bei 70 % liegt, die Übersetzungskosten aber nicht sinken, läuft etwas schief.

Meine Empfehlung: Definieren Sie ZWEI Kennzahlen. Erstens die rohe Topic-Reuse-Quote (für das Management). Zweitens die Übersetzungs-Einsparquote pro Sprache und Jahr (für die ehrliche Erfolgsmessung). Die zweite Zahl lügt nicht.

Welche Reuse-Kennzahlen verfolgen Sie, und ab welcher Schwelle würden Sie sagen, es lohnt sich wirklich?]]>
Drei Fragen, bevor Sie sich auf die Zahl verlassen:

• Wird auf Topic-Ebene oder Block-Ebene gemessen? Ein Topic, das in 12 Dokumenten landet, zählt einmal als 12 Reuse-Treffer. Ein Block-Reuse innerhalb eines Topics ist etwas ganz anderes.
  
• Werden Boilerplate-Inhalte mitgezählt? Sicherheitshinweise, Standardabsätze, Copyright-Texte erzeugen massive Reuse-Quoten, aber keinen Mehrwert für die Redaktion.
  
• Was ist das Ziel? Reuse ist Mittel zum Zweck — schnellere Pflege, weniger Übersetzungskosten, höhere Konsistenz. Wenn die Quote bei 70 % liegt, die Übersetzungskosten aber nicht sinken, läuft etwas schief.

Meine Empfehlung: Definieren Sie ZWEI Kennzahlen. Erstens die rohe Topic-Reuse-Quote (für das Management). Zweitens die Übersetzungs-Einsparquote pro Sprache und Jahr (für die ehrliche Erfolgsmessung). Die zweite Zahl lügt nicht.

Welche Reuse-Kennzahlen verfolgen Sie, und ab welcher Schwelle würden Sie sagen, es lohnt sich wirklich?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-89.html Wed, 01 Apr 2026 10:26:08 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-89.html
Der Punkt ist die Suche. Wenn der Servicetechniker um 22 Uhr an der Maschine nach "Fehler E47" sucht und Ihr Portal liefert 200 Treffer in beliebiger Reihenfolge, haben Sie verloren. Egal wie schön das Design ist.

Was Sie vor dem Portal-Launch klären sollten:

• Welche Metadaten greifen wirklich als Filter (Produkt, Version, Fehlercode, Bedienerrolle)? Nicht alle 40 Pflichtfelder gehören ins Frontend.
  
• Wie wird die Trefferreihenfolge gesteuert? Volltext-Score allein reicht selten. Topic-Typ, Aktualität und Sicherheitsrelevanz sollten mitgewichtet werden.
  
• Gibt es eine "meinte Sie"-Logik für die typischen Falsch-Suchen Ihrer Zielgruppe? Fehlercodes mit/ohne führende Null, Tippfehler, alte Produktbezeichnungen.

Mein pragmatischer Test vor jedem Portal-Go-Live: Ich lasse 3 echte Servicetechniker je 5 typische Fragen suchen. Wenn 80 % der Treffer auf Platz 1 oder 2 landen, ist das Portal nutzbar. Wenn nicht, wird nachgesteuert.

Wie messen Sie, ob Ihr Portal tatsächlich gefunden wird, was die Leute brauchen?]]>
Der Punkt ist die Suche. Wenn der Servicetechniker um 22 Uhr an der Maschine nach "Fehler E47" sucht und Ihr Portal liefert 200 Treffer in beliebiger Reihenfolge, haben Sie verloren. Egal wie schön das Design ist.

Was Sie vor dem Portal-Launch klären sollten:

• Welche Metadaten greifen wirklich als Filter (Produkt, Version, Fehlercode, Bedienerrolle)? Nicht alle 40 Pflichtfelder gehören ins Frontend.
  
• Wie wird die Trefferreihenfolge gesteuert? Volltext-Score allein reicht selten. Topic-Typ, Aktualität und Sicherheitsrelevanz sollten mitgewichtet werden.
  
• Gibt es eine "meinte Sie"-Logik für die typischen Falsch-Suchen Ihrer Zielgruppe? Fehlercodes mit/ohne führende Null, Tippfehler, alte Produktbezeichnungen.

Mein pragmatischer Test vor jedem Portal-Go-Live: Ich lasse 3 echte Servicetechniker je 5 typische Fragen suchen. Wenn 80 % der Treffer auf Platz 1 oder 2 landen, ist das Portal nutzbar. Wenn nicht, wird nachgesteuert.

Wie messen Sie, ob Ihr Portal tatsächlich gefunden wird, was die Leute brauchen?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-78.html Fri, 30 Jan 2026 20:52:14 +0100 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-78.html
Mein Vorgehen: Wir reden zuerst über den Zweck. Warum soll ein Topic überhaupt Metadaten tragen? Für Filter im Delivery-Portal? Für Reuse-Suche in der Redaktion? Für Export-Steuerung Richtung PDF, HTML, Übersetzung? Für Freigabe-Pflichten nach Branche? Erst wenn das klar ist, kommt die Liste.

In der Praxis lande ich meist bei 6 bis 10 Pflichtfeldern. Produkt, Variante, Zielgruppe (Bediener/Service/Admin), Sprache, Status, Lebenszyklus, Sicherheitsrelevanz. Mehr nur, wenn ein konkreter Prozess es einfordert. Jedes weitere Feld ist Arbeit für die Redaktion und ein potenzielles Datenleichen-Risiko.

Was ich konsequent durchziehe: Pflichtfelder werden im System hart erzwungen. Eine Schulungsfolie reicht dafür nicht. Wer nicht ausfüllt, gibt nicht frei. Klingt unbequem, ist es auch. Aber nach 3 Monaten haben Sie sauberen Bestand statt einer Tabelle mit Wunschdenken.

Wie sind Sie an Ihre Pflichtfelder gekommen? Vom Output rückwärts geplant oder klassisch vom Produktmodell aus?]]>
Mein Vorgehen: Wir reden zuerst über den Zweck. Warum soll ein Topic überhaupt Metadaten tragen? Für Filter im Delivery-Portal? Für Reuse-Suche in der Redaktion? Für Export-Steuerung Richtung PDF, HTML, Übersetzung? Für Freigabe-Pflichten nach Branche? Erst wenn das klar ist, kommt die Liste.

In der Praxis lande ich meist bei 6 bis 10 Pflichtfeldern. Produkt, Variante, Zielgruppe (Bediener/Service/Admin), Sprache, Status, Lebenszyklus, Sicherheitsrelevanz. Mehr nur, wenn ein konkreter Prozess es einfordert. Jedes weitere Feld ist Arbeit für die Redaktion und ein potenzielles Datenleichen-Risiko.

Was ich konsequent durchziehe: Pflichtfelder werden im System hart erzwungen. Eine Schulungsfolie reicht dafür nicht. Wer nicht ausfüllt, gibt nicht frei. Klingt unbequem, ist es auch. Aber nach 3 Monaten haben Sie sauberen Bestand statt einer Tabelle mit Wunschdenken.

Wie sind Sie an Ihre Pflichtfelder gekommen? Vom Output rückwärts geplant oder klassisch vom Produktmodell aus?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-76.html Mon, 19 Jan 2026 12:19:39 +0100 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-76.html
Das CCMS kann sehr viel. Strukturierte Inhalte rein, automatisches Layout raus, in beliebigen Sprachen, mit Stücklisten, Index, Inhaltsverzeichnis und allem Drum und Dran. Was es schlecht kann: ein Cover gestalten, das verkauft. Eine Schaltbild-Doppelseite, die für den Servicetechniker auf einen Blick lesbar ist. Marketingsensible Produktblätter mit gewollter Typografie.

Ich fahre meistens ein zweigleisiges Modell. Die Pflicht-Dokumentation (Betriebsanleitung, Servicehandbuch, Konformitätsunterlagen) läuft komplett automatisiert aus dem CCMS, mit einem festen Layout-Template, das ein Layouter EINMAL sauber baut. Danach fasst ihn niemand mehr an, außer es ändert sich das Corporate Design.

Alles, was redaktionell-gestalterisch ist (Imagebroschüre, Quick-Start mit Hero-Bild), bleibt im klassischen Tool. Dafür ist es gebaut.

Wer versucht, alles ins CCMS zu pressen, bekommt entweder ein hässliches Marketing oder eine überkonfigurierte Layout-Engine, die niemand mehr wartet. Nach 2 Jahren stellen Sie das auf den Prüfstand.

Wie haben Sie die Grenze gezogen — was läuft bei Ihnen automatisiert, was bleibt manuell?]]>
Das CCMS kann sehr viel. Strukturierte Inhalte rein, automatisches Layout raus, in beliebigen Sprachen, mit Stücklisten, Index, Inhaltsverzeichnis und allem Drum und Dran. Was es schlecht kann: ein Cover gestalten, das verkauft. Eine Schaltbild-Doppelseite, die für den Servicetechniker auf einen Blick lesbar ist. Marketingsensible Produktblätter mit gewollter Typografie.

Ich fahre meistens ein zweigleisiges Modell. Die Pflicht-Dokumentation (Betriebsanleitung, Servicehandbuch, Konformitätsunterlagen) läuft komplett automatisiert aus dem CCMS, mit einem festen Layout-Template, das ein Layouter EINMAL sauber baut. Danach fasst ihn niemand mehr an, außer es ändert sich das Corporate Design.

Alles, was redaktionell-gestalterisch ist (Imagebroschüre, Quick-Start mit Hero-Bild), bleibt im klassischen Tool. Dafür ist es gebaut.

Wer versucht, alles ins CCMS zu pressen, bekommt entweder ein hässliches Marketing oder eine überkonfigurierte Layout-Engine, die niemand mehr wartet. Nach 2 Jahren stellen Sie das auf den Prüfstand.

Wie haben Sie die Grenze gezogen — was läuft bei Ihnen automatisiert, was bleibt manuell?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-15.html Mon, 01 Sep 2025 20:39:16 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-15.html
In der Theorie. In der Praxis sehe ich oft, dass die PDF-Ausgabe nach zwei Jahren immer noch handnachbearbeitet wird. Manchmal eine halbe Stunde, manchmal einen halben Tag pro Dokument. Das frisst genau den Vorteil auf, den Sie eigentlich kaufen wollten.

Woran liegt das? Meistens an drei Dingen:

• Das Layout im Print-Output wurde nicht zu Ende konfiguriert. Der Implementierer hat die Online-Ausgabe überzeugend hinbekommen, für PDF reichte das Budget nicht mehr.
  
• Die Autoren schreiben unbewusst output-spezifisch. Sie sehen die PDF im Kopf und formulieren Sätze, die in der Online-Hilfe komisch wirken. Oder umgekehrt.
  
• Es gibt keine klaren Regeln, was wo erscheint. Conditional Text wird ad hoc gesetzt, und keiner blickt nach einem Jahr noch durch.

Wenn Sie gerade in der Einführungsphase sind: Investieren Sie in den schwierigsten Output zuerst. Wenn das PDF sauber rausfällt, fällt der Rest meistens auch. Andersherum klappt das selten.

Was ist bei Ihnen aktuell der Output, der am meisten Nacharbeit braucht?]]>
In der Theorie. In der Praxis sehe ich oft, dass die PDF-Ausgabe nach zwei Jahren immer noch handnachbearbeitet wird. Manchmal eine halbe Stunde, manchmal einen halben Tag pro Dokument. Das frisst genau den Vorteil auf, den Sie eigentlich kaufen wollten.

Woran liegt das? Meistens an drei Dingen:

• Das Layout im Print-Output wurde nicht zu Ende konfiguriert. Der Implementierer hat die Online-Ausgabe überzeugend hinbekommen, für PDF reichte das Budget nicht mehr.
  
• Die Autoren schreiben unbewusst output-spezifisch. Sie sehen die PDF im Kopf und formulieren Sätze, die in der Online-Hilfe komisch wirken. Oder umgekehrt.
  
• Es gibt keine klaren Regeln, was wo erscheint. Conditional Text wird ad hoc gesetzt, und keiner blickt nach einem Jahr noch durch.

Wenn Sie gerade in der Einführungsphase sind: Investieren Sie in den schwierigsten Output zuerst. Wenn das PDF sauber rausfällt, fällt der Rest meistens auch. Andersherum klappt das selten.

Was ist bei Ihnen aktuell der Output, der am meisten Nacharbeit braucht?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-14.html Tue, 26 Aug 2025 08:14:10 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-14.html
Ich gehe anders vor. Bevor ich überhaupt einen Anbieter einlade, lasse ich das Team drei konkrete Dokumente mitbringen, die heute Schmerzen machen. Eine Betriebsanleitung mit vielen Varianten, ein Ersatzteilkatalog, ein Service-Dokument. Diese drei Beispiele sind die Prüfsteine. Jeder Anbieter muss in der Demo zeigen, wie genau diese drei Fälle in seinem System aussehen würden, von der Strukturierung bis zum Output.

Das filtert in 30 Minuten mehr aus als zwei Tage Featurelisten-Vergleich. Sie sehen sofort, welcher Anbieter Ihr Geschäft versteht und welcher nur seine Standard-Demo abspielt.

Zweiter Punkt, den ich nie überspringe: Wer macht die Migration der Alt-Inhalte? Wenn der Anbieter das nicht klar beantworten kann oder den Punkt kleinredet, ist das ein Warnsignal. Migration ist meistens 40 % bis 60 % des Projektaufwands. Wer das verschweigt, hat entweder noch nie eine ernsthafte Migration gemacht oder will Sie locken.

Wie machen Sie das aktuell? Haben Sie einen Prüfstein-Katalog, oder läuft die Auswahl bei Ihnen auch über Featurelisten?]]>
Ich gehe anders vor. Bevor ich überhaupt einen Anbieter einlade, lasse ich das Team drei konkrete Dokumente mitbringen, die heute Schmerzen machen. Eine Betriebsanleitung mit vielen Varianten, ein Ersatzteilkatalog, ein Service-Dokument. Diese drei Beispiele sind die Prüfsteine. Jeder Anbieter muss in der Demo zeigen, wie genau diese drei Fälle in seinem System aussehen würden, von der Strukturierung bis zum Output.

Das filtert in 30 Minuten mehr aus als zwei Tage Featurelisten-Vergleich. Sie sehen sofort, welcher Anbieter Ihr Geschäft versteht und welcher nur seine Standard-Demo abspielt.

Zweiter Punkt, den ich nie überspringe: Wer macht die Migration der Alt-Inhalte? Wenn der Anbieter das nicht klar beantworten kann oder den Punkt kleinredet, ist das ein Warnsignal. Migration ist meistens 40 % bis 60 % des Projektaufwands. Wer das verschweigt, hat entweder noch nie eine ernsthafte Migration gemacht oder will Sie locken.

Wie machen Sie das aktuell? Haben Sie einen Prüfstein-Katalog, oder läuft die Auswahl bei Ihnen auch über Featurelisten?]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-57.html Fri, 23 May 2025 20:41:41 +0200 Johann Jörgen Schübeler]]> https://forum.schuebeler-consulting.de/thread-57.html
Was ich beobachte: Topics liegen tagelang im Status "wartet auf Fachfreigabe", weil der zuständige Konstrukteur keine Mail-Benachrichtigung sehen will und das CCMS nicht von sich aus öffnet. Die Redaktion hetzt hinterher, am Ende werden Inhalte unter Termindruck durchgewinkt.

Mein Standardvorschlag: 2 Stufen für 80 % der Inhalte. Autor schreibt, ein zweiter Augen-Reviewer (idealerweise selbst aus der Redaktion oder Schwester-Abteilung) gibt frei. Punkt. Eine zusätzliche Fachfreigabe nur dort, wo es sicherheitsrelevant ist (Schaltpläne, Warnhinweise, sicherheitsrelevante Bedienschritte). QM-Freigabe nur einmal beim Initial-Setup eines Dokumenttyps, je Topic ist sie überflüssig.

Die Konformität leidet darunter nicht, im Gegenteil: Was nicht durch Bürokratie erstickt wird, wird tatsächlich gelesen.

Wie viele Freigabestufen haben Sie aktuell, und wie viele davon greifen ehrlich gesagt nur auf dem Papier?]]>
Was ich beobachte: Topics liegen tagelang im Status "wartet auf Fachfreigabe", weil der zuständige Konstrukteur keine Mail-Benachrichtigung sehen will und das CCMS nicht von sich aus öffnet. Die Redaktion hetzt hinterher, am Ende werden Inhalte unter Termindruck durchgewinkt.

Mein Standardvorschlag: 2 Stufen für 80 % der Inhalte. Autor schreibt, ein zweiter Augen-Reviewer (idealerweise selbst aus der Redaktion oder Schwester-Abteilung) gibt frei. Punkt. Eine zusätzliche Fachfreigabe nur dort, wo es sicherheitsrelevant ist (Schaltpläne, Warnhinweise, sicherheitsrelevante Bedienschritte). QM-Freigabe nur einmal beim Initial-Setup eines Dokumenttyps, je Topic ist sie überflüssig.

Die Konformität leidet darunter nicht, im Gegenteil: Was nicht durch Bürokratie erstickt wird, wird tatsächlich gelesen.

Wie viele Freigabestufen haben Sie aktuell, und wie viele davon greifen ehrlich gesagt nur auf dem Papier?]]>