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Suche im DMS: wer nicht findet, dokumentiert doppelt - Johann Jörgen Schübeler - 17.06.2025
Eine unbequeme Frage an jeden, der ein DMS oder Wiki betreibt: Wie lange braucht ein durchschnittlicher Mitarbeiter, um ein konkretes Dokument zu finden, dessen Existenz er kennt? Wenn die ehrliche Antwort über 2 Minuten liegt, haben Sie ein Suchproblem.
Die Folge davon sehe ich in fast jedem Audit: Die Leute legen vorsichtshalber eine zweite Version an, weil sie die erste nicht wiederfinden. Nach 3 Jahren stehen 4 ähnliche Versionen im System, keine davon ist die aktuelle.
Drei Hebel, die ich Kunden empfehle, bevor sie über ein neues System nachdenken:
- Suchindex prüfen: Werden Dateianhänge in PDFs und Office-Dokumenten überhaupt durchsucht? Bei vielen Standard-Installationen ist das ausgeschaltet.
- Synonyme pflegen: Ihr Werkstattbegriff und der Begriff im Handbuch sind selten identisch. Ein gepflegtes Synonymwörterbuch schlägt jede KI-Suche.
- Verbindliche Titelkonvention: Wer ein Dokument so benennt, dass nur er es wiederfindet, arbeitet gegen das Team.
Wenn Sie das 3 Monate diszipliniert durchziehen, sinkt der Ruf nach einem neuen Tool fast immer von allein. Wenn nicht, lohnt sich erst dann die Systemfrage.
Welche Erfahrung haben Sie: Wo geht in Ihrem System die meiste Suchzeit verloren?
RE: Suche im DMS: wer nicht findet, dokumentiert doppelt - JSC_Admin - 23.06.2025
Synonymwörterbuch ist bei uns lange unterschätzt worden. Wir hatten den Begriff Wartungsplan im Handbuch und Inspektionsplan in der Werkstatt. 2 Begriffe, eine Sache, niemand fand etwas. Seit das gepflegt wird, sind die Tickets an die Doku-Stelle um spürbar weniger geworden. Kostet fast nichts und wirkt sofort.