Forum von Schübeler Consulting

Ein Klassiker im Mittelstand: Eine langjährige Mitarbeiterin geht in Rente, vorher gibt es drei Wochen "Wissensübergabe". In der Praxis heißt das, dass die Nachfolge daneben sitzt, mitschreibt und versucht, in 15 Arbeitstagen aufzusaugen, was in 25 Jahren aufgebaut wurde. Das funktioniert nicht. Das hat noch nie funktioniert.

Mein Vorschlag, der nichts kostet außer Disziplin: Führen Sie eine 30-Minuten-Wochenroutine ein, in der ein Mitarbeitender eine konkrete Frage aus seinem Aufgabengebiet schriftlich beantwortet. Nicht alles auf einmal, nicht als Großprojekt. Eine Frage pro Woche. Nach einem Jahr haben Sie 40 dokumentierte Sachverhalte pro Person. Nach drei Jahren ist der Kern des Erfahrungswissens schriftlich da.

Das Schöne daran: Sie merken sofort, wo es klemmt. Wenn jemand eine Frage in 30 Minuten nicht beantworten kann, ist das Wissen entweder nicht da oder so verstreut, dass es niemand außer ihm rekonstruieren könnte. Beides sind Befunde, die Sie kennen wollen, bevor jemand kündigt.

Wie gehen Sie mit dem Thema um — gibt es bei Ihnen eine laufende Routine, oder erst Hektik beim Ausscheiden?

Wir handhaben das ähnlich, mit einer Variante: Die Frage der Woche stellt jeweils ein Kollege aus einer anderen Abteilung. Das bringt Fragen, auf die der Fachexperte selbst nie gekommen wäre — weil ihm vieles selbstverständlich erscheint. Funktioniert seit etwa zwei Jahren stabil bei uns.

Sehr guter Punkt. Das ist genau die Lücke, die mir oft begegnet: Der Experte dokumentiert, was er für wichtig hält, und übersieht, was Außenstehende nicht verstehen. Eine fremde Frage zwingt ihn, das auch zu erklären.