Forum von Schübeler Consulting

Wenn ich in Mittelstandsbetriebe komme, höre ich oft den Satz: "Mit dem neuen System haben wir endlich keine Schnittstellen mehr." Das stimmt selten. Was tatsächlich passiert: die Schnittstelle wandert. Vom ERP in die Excel-Brücke des Vertriebs. Vom CRM in die Outlook-Regel eines Kollegen. Vom Warenwirtschaftssystem in das Kopf-Wissen einer Sachbearbeiterin, die seit Jahren weiß, welcher Auftrag in welche Ablage gehört.

Das ist gefährlich, weil diese verlagerten Schnittstellen unsichtbar sind. Sie tauchen in keiner Architektur-Skizze auf. Sie fallen erst auf, wenn die Sachbearbeiterin in Urlaub geht und plötzlich Aufträge liegen bleiben.

Mein Vorgehen: Wenn ein Tool eingeführt wird, lasse ich die beteiligten Mitarbeitenden 2 Wochen lang eine Strichliste führen. Jedes Mal, wenn sie Daten manuell von A nach B tragen, ein Strich. Das Ergebnis ist oft ernüchternd. Aus den dokumentierten Schnittstellen werden in der Praxis deutlich mehr.

Erst diese Liste ist die Grundlage für eine sinnvolle Automatisierung. Vorher automatisieren Sie ein Bild, das nicht der Realität entspricht.

Wie ermitteln Sie Ihre tatsächlichen Schnittstellen? Schätzung, Workshop oder mitlaufendes Tagebuch?

Strichliste klingt simpel, ist aber unschlagbar. Ich lasse zusätzlich notieren, wie lange jeder Tausch dauert und ob er stört. Spannend: Manche Mini-Tausche von 30 Sekunden nerven mehr als die großen Exporte, weil sie ständig den Gedankengang unterbrechen. Das ändert die Reihenfolge der Automatisierung.